برای انتقال موفق یک کالا از انبار به مقصد (فروشگاه های محلی)، لازم است فرآیند منظمی در توزیع و پخش از ابتدای انبار تا رسیدن به فروشگاه محلی و تحویل کالا شکل گیرد. اهمیت این فرآیند با در نظر گرفتن حجم کالاها و ترافیک راه‌ها، و نقش استراتژیک زیرساخت‌ها بسیار حیاتی است.

علاوه بر ارتباطات به‌روز با پیمانکاران، تأمین‌کنندگان، حمل‌کنندگان، موزعین و سایر افراد درگیر، این نوع عملیات همچنین نیازمند هماهنگی دقیق تمام فعالیت‌های مربوط به انجام سفارشات مشتری است. دستیابی به چنین دستاوردی آسان نیست، به همین دلیل است که پلتفرم‌های نرم‌افزاری برای شرکت‌های صنعت توزیع بسیار ارزشمند هستند.

سیستمی برای نظارت بر زنجیره ی اقداماتی که توزیع را تشکیل می‌دهند، نه تنها به دلیل توانایی‌اش در یکپارچه‌سازی بهتر وظایف و طرف‌های مختلف، بلکه به این دلیل که قدرتی فراتر از وظایف روزانه و مشاهده شایستگی‌های سرتاسری را ارائه می‌دهد، مفید خواهد بود. نرم‌افزار توزیع و پخش مویرگی، چارچوبی قوی و متمرکز را در اختیار کسب‌وکار قرار می‌دهد که از طریق آن می‌تواند جریان فعالیت‌ها را تنظیم کرده و کنترل بیشتری بر هزینه‌های عملیاتی داشته باشد.

در نرم‌افزار توزیع خود به دنبال چه چیزهایی باشید

توزیع‌کنندگان برای نظارت مؤثر بر کسب‌وکار خود به مجموعه‌ای منحصر به فرد از ابزارها و ماژول‌ها نیاز دارند که می‌تواند انتخاب یک پلتفرم نرم‌افزاری را دشوارتر کند. در حالی که بسیاری از فروشندگان نرم‌افزار ERP و تولید، راه‌حل‌هایی را ارائه می‌دهند که برخی از نیازهای یک شرکت توزیع را برطرف می‌کند، اما برای رسیدن به خواسته‌تان باید به آن‌هایی پایبند باشید که نرم افزارهایی متناسب با فرآیندهای تخصصی توزیع‌کنندگان ارائه می‌دهند. شما باید هنگام خرید یک راه‌حل، از خود بپرسید که کدام معیارها برای کسب‌وکار شما مهم‌تر هستند:

• آیا قیمت نگرانی اصلی شماست؟
• سیستم توزیع چقدر باید مقیاس‌پذیر باشد؟
• آیا سفارشی‌سازی پیشرفته را در اولویت قرار می‌دهید؟
• نرم‌افزار توزیع باید با چه سیستم‌های دیگری ادغام شود؟
• آیا فروشنده ERP یا تولید شما، راه‌حل توزیع ارائه می‌دهد؟
• آیا شرکت ارائه دهنده نرم افزار توزیع، راه حلی برای رشد سازمان دارد؟

به همین ترتیب، شما باید پلتفرم‌های نرم‌افزاری بالقوه را نیز برای اجزای اصلی آن‌ها ارزیابی کنید. سیستمی بدون اجزای اصلی زیر، در پرداختن به چالش‌های منحصر به فردی که شرکت شما با آن مواجه است، بسیار کمتر مؤثر خواهد بود. بیایید نگاهی دقیق‌تر به شش ویژگی کلیدی نرم‌افزار توزیع بیندازیم.

۱. مدیریت سفارش

نان و آب یک توزیع‌کننده، سفارش‌های مشتریانش است؛ با این حال، مدیریت نادرست سفارش‌ها می‌تواند دردسر بزرگی برای مدیران ایجاد کند. ماژول‌های مدیریت سفارش امروزی، تمام داده‌های سفارش، از جمله سفارش‌های ارسالی از طریق سایت‌های تجارت الکترونیک، را جمع‌آوری کرده و برای بررسی آسان، آن را در یک کاتالوگ واحد وارد می‌کنند. این نرم‌افزار همچنین باید قابلیت ثبت تمام داده‌های مشتری مرتبط با سفارش را داشته باشد و پروفایل‌های دقیقی از مشتری برای مراجعات بعدی ایجاد کند.

بهترین ابزار مدیریت سفارش نه تنها وضعیت سفارش را پردازش و نظارت می‌کند، بلکه توزیع‌کنندگان را قادر می‌سازد تا راحت‌تر پیشنهادها و قیمت‌ها را ایجاد و پیگیری کنند. یک سیستم مدیریت سفارش خوب سازمان‌یافته، تضمین می‌کند که کل چرخه عمر سفارش، از ثبت سفارش جدید مشتری تا اطلاع‌رسانی تکمیل سفارش، روان‌تر عمل می‌کند.

۲. کنترل موجودی

اگر شرکت شما مرتباً با قفسه‌های بیش از حد یا کمتر از حد موجودی یا تأخیر در ارسال‌های ورودی یا خروجی مواجه می‌شود، احتمالاً روش‌های فعلی شما برای نظارت بر موجودی کار نمی‌کنند. کنترل صحیح موجودی باید فراتر از محدودیت‌های ردیابی موجودی و محموله‌ها باشد و شامل ثبت مرجوعی‌ها، ثبت انتقال‌ها و دوباره پر کردن‌ها و تنظیم یا رزرو موجودی ورودی باشد.

بسیاری از ماژول‌های کنترل موجودی سیستم‌های توزیع، در ارتباط با مدیریت انبار برای نظارت بر تمام فعالیت‌های مربوط به موجودی موجود کار می‌کنند. کنترل موجودی، همراه با مدیریت انبار، دیدگاه جامعی از تمام جابجایی دارایی‌ها ارائه می‌دهد - که تضمین می‌کند مدیران به اعداد و داده‌های دقیق موجودی دسترسی دارند.

۳. نظارت مالی

یک توزیع‌کننده باید کنترل کامل هزینه‌های شرکت و پرداخت‌های سفارش مشتری را حفظ کند تا اطمینان حاصل شود که کل هزینه‌ها و درآمد عملیاتی به طور دقیق محاسبه می‌شود. ابزارهای خرید و تدارکات، کنترل بیشتری بر هزینه‌های عملیاتی موجودی ارائه می‌دهند و مدیران را قادر می‌سازند تا به طور همزمان سطح موجودی را رصد کرده و بودجه‌های مربوط به خرید دارایی‌های جدید را بررسی کنند.

قابلیت‌های صدور فاکتور و صورتحساب یکی دیگر از اجزای حیاتی ابزارهای مدیریت مالی موجود برای توزیع‌کنندگان است که تغییرات سفارشات مشتری را با اعلان‌های خودکار و تولید فاکتور هماهنگ می‌کند. در دسترس بودن ویژگی‌های حسابداری استاندارد نیز باید برای توزیع‌کنندگانی که نرم‌افزار مالی از پیش موجود ندارند، در نظر گرفته شود، زیرا این موارد تمام فعالیت‌های حساب را در یک سیستم ساده می‌کنند.

۴. مدیریت تأمین‌کنندگان

تنها با کمک همه طرف‌های درگیر می‌توان هر کالای بسته‌بندی‌شده را موجودی‌گیری، سفارش‌گذاری و سپس به موقع به مکان صحیح منتقل کرد. اگر هر بخش از این زنجیره نتواند وظیفه خود را انجام دهد، توزیع‌کنندگان دیگر نمی‌توانند به طور مؤثر سفارشات را انجام دهند. مدیریت تأمین‌کنندگان، کسب‌وکار شما را قادر می‌سازد تا به صورت بلادرنگ با همه طرف‌های مربوطه - حتی شرکای خارجی و شرکت‌های حمل و نقل شخص ثالث - تعامل داشته باشد.

توزیع‌کنندگان بزرگی که سفارشات با حجم بالا را مدیریت می‌کنند و/یا چندین مرکز را اداره می‌کنند، یک عملکرد مدیریت تأمین‌کنندگان را با بیشترین ارزش برای بهبود ارتباط بین مکان‌ها و شرکت‌ها خواهند یافت.

۵. تجزیه و تحلیل

ویژگی‌های بهینه‌سازی صفحه فرود تجزیه و تحلیل یک سیستم مدیریت توزیع باید کاری بیش از سازماندهی فعالیت‌های مختلف در حال انجام انجام دهد - همچنین باید داده‌های حاصل از آن فعالیت‌ها را ثبت و تفسیر کند و به عنوان بینش عملی به کاربران سیستم ارائه دهد. تجزیه و تحلیل و گزارش پیشرفته برای کسب‌وکار توزیع شما ضروری خواهد بود و داده‌های سازمان نیافته را به آمارهای مفید در مورد عملکرد کلی، سودآوری و بهره‌وری تبدیل می‌کند.

هنگام ارزیابی قابلیت‌های تحلیلی، به دنبال ابزارهای برنامه‌ریزی و پیش‌بینی تقاضا باشید، زیرا این ابزارها به شما امکان می‌دهند تا به بهترین شکل تعادل عرضه و تقاضا را رصد و پیش‌بینی کنید. فراتر از استفاده از داده‌های تاریخی برای پیش‌بینی سطوح بهینه موجودی، توابع برنامه‌ریزی و پیش‌بینی به شما کمک می‌کنند تا شیوه‌های تجاری هوشمندانه‌تری را پیاده‌سازی کنید که سود بلندمدت را تضمین کرده و هزینه‌های سربار اضافی را شناسایی می‌کند.

۶. ادغام‌ها

ادغام یکپارچه برای توزیع‌کنندگان بسیار مهم است و شما را قادر می‌سازد تا به راحتی ابزارهای ERP، فروش و حسابداری خود را با حداقل اختلال در فرآیندهای تجاری متصل کنید. راه‌حل‌های توزیع بالقوه را بر اساس توانایی آنها در اتصال آسان به هر پلتفرم موجودی که کسب‌وکار شما روی آن اجرا می‌شود، ارزیابی کنید، زیرا اگر سیستم جدید فاقد ظرفیت اتصال کامل به نرم‌افزارهای موجود باشد، پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز آن می‌تواند بسیار دشوارتر باشد.

برخی از فروشندگان همچنین پشتیبانی API را ارائه می‌دهند که می‌توانید از آن برای سفارشی‌سازی ادغام‌های خود با برنامه‌های شخص ثالث استفاده کنید. اگر پیش‌بینی می‌کنید که نیاز به پیکربندی سفارشی پلتفرم‌های نرم‌افزاری مختلف خود دارید، هنگام خرید به دنبال این عملکرد باشید.

نتیجه‌گیری

برای اجرای فرآیند توزیع، لازم است از نرم افزارهای توزیع استفاده کنیم. این نرم افزارها منجر به یکپارچه‌سازی و سیستم‌سازی در تمامی فرآیند توزیع خواهد شد. برای انتخاب نرم افزارهای توزیع لازم است سازمان ویژگی‌های مهمی را در نظر بگیرد که کمک می‌کند تا  در مسیر دیجیتالی شدن و کنترل هزینه‌های پخش صورت گیرد. نرم افزار توزیع مناسب کمک می‌کند تا با کنترل کامل تمام فرآیندهای توزیع و پخش، شرکت های توزیع بتوانند تمام فرآیند را کنترل کنند که این امر به بهینه شدن عملکرد کمک شایانی می‌کند. ویژگی‌هایی چون مدیریت مالی، کنترل موجودی، مدیریت سفارش، تحلیل نیازهای توزیع مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزارهای توزیع می‌باشند.