مدیریت خرید در نرم افزار ERP

مدیریت زنجیره تأمین‌ SCM در "نرم افزار یکپارچه برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمانی" پرشین ویژن شامل دو زیرسیستم مدیریت موجودی و سیستم خرید داخلی است. این بخش به معرفی سیستم مدیریت و برنامه ریزی خرید داخلی می‌پردازد. گفتنی است که سیستم خرید داخلی نرم افزارERP  پخش و تولید پرشین ویژن شامل سه بخش اصلی: اطلاعات پایه، عملیات روزانه و گزارشات سیستم خرید داخل است.

لیست قیمت تامین کننده

بعد از ثبت و تعریف تامین کننده، نوبت به ثبت اطلاعات تامین کننده می‌رسد. اطلاعات تامین‌کننده شامل ماهیت حقیقی یا حقوقی تامین‌کننده و اطلاعاتی نظیر کد اقتصادی یا ملّی است. اطلاعات مربوط به کالاهای تامین‌کننده و نشانی و اطلاعات ایشان نیز در فرم اطلاعات تامین کننده ثبت می‌شود. گام بعدی ثبت لیست قیمت تامین‌کننده برای یک کالای خاص در یک بازه زمانی مشخص است. علاوه بر این می‌توان محدوده قیمت برای یک کالای خاص را نیز ثبت کرد. در واقع برخی از تامین‌کنندگان، قیمت کالای خود را به صورت پلکانی ارائه می‌دهند. برای مثال در صورت خرید کالای "الف" از تامین کننده "ب" اگر تعداد خرید بین 1000 تا 9000 واحد باشد قیمت پیشنهادی تامین کننده 20000 ریال و در صورتیکه بیش از 9000 واحد خریداری شود قیمت فروش تامین کننده 18000 ریال است. از اینرو این امکان در نرم افزار ERP پخش و تولید پرشین ویژن لحاظ شده است تا لیست‌‌های مختلفی از قیمت‌های تامین کننده در نرم افزار تعریف و ثبت شود.

تیم خرید،  کارپرداز و تامین کننده

در سیستم مدیریت و برنامه‌ریزی خرید نرم افزارERP  پخش و تولید پرشین ویژن اطلاعات پایه خرید شامل: چهار گزینه تیم خرید، نوع تامین کننده، اطلاعات تامین کننده و نوع فاکتور خرید است. در بخش تیم خرید، چند گزینه مختلف شامل: تیم خرید، کارپرداز و نوع تامین کننده ثبت می‌شود. همچنین به منظور استفاده از امکانات‌ بخش تیم خرید، چند اقدام می‌بایست صورت گیرد. درگام اوّل، تیم خرید تشکیل می‌شود. در واقع هر شرکت متناسب با نوع فعالیت‌های خود می‌تواند چندین تیم خرید داشته باشد. در واقع خرید یک امر تخصصی است و با تشکیل تیم‌های خرید می‌توان کار خرید را به شکل تخصصی و به صرفه انجام داد. برای مثال یک شرکت می‌تواند تیم خرید قطعات مکانیکی و تیم خرید قطعات الکترونیکی داشته باشد. یا این که تیم خرید لوازم اداری تشکیل دهد.

بعد از تشکیل تیم خرید نوبت به تخصیص نوع تامین‌کننده، تخصیص کالا و کارپرداز به تیم می‌رسد. کارپردازان آن دسته از پرسنل سازمان هستند که در تیم خرید مربوطه فعالیت می‌کنند و وظیفه مراجعه به مراکز فروش، دریافت استعلام، خرید و تسویه وجه کالا را بر عهده دارند. در این فرم گزینه استثنائات کالا نشان‌دهنده محدودیت‌های وضع شده در خصوص تامین کالا برای تیم خرید است. گزینه نوع تامین کننده نیز شامل فهرستی از تامین‌کنندگان شرکت است که در یک تقسیم بندی ساده می‌توانند به دو گروه تامین کننده داخلی و تامین کننده خارجی تقسیم شوند. از این گزینه در بخش اطلاعات پایه نرم افزارVision ERP  و در منوی تیم خرید استفاده می‌شود.

فاکتور هزینه‌ای و فاکتور خرید کالا  

فاکتورهای خرید را بر اساس ماهیت آنها می‌توان به فاکتورهای هزینه‌ای، فاکتور خرید کالا، پیش فاکتور، فاکتور برگشت از خرید و نظایر آن دسته‌بندی کرد. فرم نوع فاکتور خرید در بخش اطلاعات پایه "نرم‌افزار جامع برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمانی" پرشین ویژن به منظور ثبت و دسته بندی انواع فاکتور طراحی شده است. در فرم فرزند نوع فاکتور خرید می‌توان پارامترهای مالی موثر بر فاکتور را ثبت کرد. در واقع عواملی نظیر عوارض و مالیات ارزش افزوده و یا انواع تخفیف شامل تخفیف ردیف فاکتور، تخفیف زیر فاکتور، تخفیف نقدینگی و همچنین تخفیف نمایندگی در میان فروشندگان رایج است که این عوامل را می توان به عنوان عوامل تاثیر گذار یا فاقد تاثیر بر قیمت تمام شده در نظر گرفت. علاوه بر این در نرم افزارERP  پخش و تولید می توان تعیین کرد که آیا این عوامل بر قیمت موجودی کالا در انبار تاثیر گذار باشند یا تاثیر این عوامل در هنگام ریالی کردن انبار لحاظ نگردد.

خرید و صدور فاکتور خرید

عملیات روزانه خرید شامل ثبت فاکتور خرید، فاکتور هزینه‌ای، پیش فاکتور، فاکتور برگشت از خرید، درخواست خرید و سفارش خرید است. عملیات خرید با بررسی درخواست و سفارش خرید آغاز می‌شود. در "نرم افزار جامع برنامه ریزی و  مدیریت منابع سازمانی" شرکت پرشین ویژن ارتباط میان تمامی ماژول‌ها و سیستم‌ها به صورت خودکار صورت می‌گیرد. از اینرو درخواست خرید، بعد از بررسی اعلام نیاز و توسط کاربران انبار صادر می‌شود. در واقع پس از بررسی موجودی کالا در انبار و پس از تایید عدم وجود موجودی، درخواست خرید توسط کاربران برای تیم خرید ارسال می‌شود و درخواست ارسال شده در فرم درخواست و سفارش خرید قابل مشاهده است. در این مرحله کاربر سیستم ERP پخش و تولید پرشین ویژن، درخواست خرید را به یک کارپرداز مربوطه ارجاع می‌دهد و به این ترتیب با صدور سفارش خرید، فرایند تهیه کالا آغاز می‌شود. پس از تهیه کالا نوبت به ثبت فاکتور خرید و ارتباط دادن آن به سفارش خرید می‌رسد که با توجه به سیستمی بودن "نرم افزار جامع برنامه‌ریزی و مدیریت منابع سازمانی" این اقدام نیز به صورت خودکار صورت گرفته و رسید انبارکالا به صورت سیستمی ثبت می‌شود. سایر گزینه‌های عملیات روزانه خرید شامل ثبت فاکتور هزینه‌ای، پیش فاکتور و  فاکتور برگشت از خرید از همان منطق ثبت فاکتور خرید و ارتباط سیستمی عناصر نرم افزارVision ERP   با یکدیگر تبعیت می‌کند.

گزارشات سیستم خرید در ERP

به منظور آگاهی از عملکرد دپارتمان خرید و همچنین مدیریت فعالیت‌های واحد خرید، گزارش‌های متعددی در "نرم‌افزار جامع برنامه‌ریزی و مدیریت منابع سازمانی" پرشین ویژن ارائه شده است. گزارش‌های مانده اعلام نیاز، گزارش مانده درخواست خرید و گزارش مرور ردیف فاکتور سه گزارش اوّلیّه قابل دسترسی در نرم افزار Vision ERP  است. از دیگر گزارش‌های این بخش می‌توان به گزارش ارتباط رسید و فاکتور، گزارش رسیدهای فاکتور نشده و گزارش تاریخ ورود کالا اشاره کرد. گزارش‌های دیگری نیز در این بخش وجود دارد که می‌تواند تصویر دقیق‌تری از وضعیت مدیریت زنجیره تامین برای کاربران فراهم کند. علاوه بر گزارش‌های ذکر شده این امکان وجود دارد که با استفاده از کاوشگر هوشمند نرم‌افزار ERP پخش و تولید پرشین ویژن گزارش‌های اعلام نیاز، گزارش فاکتور خرید، گزارش درخواست خرید و همچنین گزارش نتایج کنترل کیفی را به صورت مقداری و نموداری مشاهده یا به صفحه داشبورد سنجاق کرد. در این میان گزارش نتایج کنترل کیفی خرید موید ارتباط میان ماژول کنترل کیفیت و ماژول خرید است.

 در صورتیکه مایل هستید با قابلیت‌های نرم‌افزار ERP پخش و تولید شرکت پرشین ویژن آشنا شوید می‌توانید فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید یا با ما تماس بگیرید. همکاران ما در کوتاه ترین زمان ممکن با شما تماس خواهند گرفت.