نرم افزار GIS و کاربرد آن در پخش مویرگی

در شرکت‌های پخش مویرگی، چه کسانی از نرم افزار GIS استفاده می‌کنند و این نرم افزار چه منافعی برای آن‌ها دارد؟

صنعت پخش بسیار گسترده است و بستری مناسب برای ذخیره، نگهداری، مدیریت و تجزیه و تحلیل اطلاعات مکانی و جغرافیایی جهت کار با داده‌هایی که وابستگی مکانی و جغرافیایی دارند را فراهم می آورد. صاحبین کسب‌وکار صنعت پخش، فروشندگان، مدیران و سرپرست‌های فروش و موزعین با آگاهی از این گزارشات و تحلیل‌ها، می‌توانند بهتر از قبل فرآیندهای مربوط به این حوزه را برنامه‌ریزی، کنترل و راهبری کنند.

نرم‌افزار اطلاعات جغرافیایی GIS ابزار قدرتمندی است که می‌تواند در برنامه‌ریزی مسیر فروشنده‌ها، کنترل عمکرد آن‌ها در مسیر ویزیت و ارائه‌ی گزارش‌های کاربردی فروشنده‌ها بر اساس موقعیت جغرافیایی، مسیر و مشتریان، مدیران فروش را یاری کند.

ما در این مقاله قصد داریم، دلایل استفاده از نرم‌افزار کاربردی GIS، مشاغل و کسب‌وکارهایی که می‌توانند از این نرم‌افزار بهره ببرند، ویژگی‌های مهم و کاربردی و همچنین مزایای نرم‌افزار GIS در نرم افزار جامع پخش مویرگی ویژن 20  را نسبت به رقبا مورد بررسی قرار دهیم.

چرا باید از نرم‌افزار GIS استفاده کنیم؟

GIS نرم افزار کنترل، مدیریت و رهگیری افراد خارج از شرکت است؛ که براساس اطلاعاتی که در آن وارد می‌شود، گزارش‌هایی را به عنوان خروجی برای مدیران فراهم می‌کند. این گزارشات شامل شرح وضعیت و مجموعه فعالیت‌های ویزیتورها، ماموران پخش و ماموران وصول است.

بطور کلی هرگونه اطلاعات و گزارشات که وابسته به موقعیت جغرافیایی باشد، می‌تواند توسط نرم افزار کاربردی GIS بصورت بصری Visualize و بروی نقشه مورد استفاده قرار گیرد.

نحوه کنترل به وسیله نرم‌افزار GIS:

همانطور که گفتیم یکی از دلایل اصلی استفاده از نرم‌افزار GIS مشاهده وضعیت ویزیتورهاست. یعنی هر ویزیتور دقیقا در کدام محل است و در مسیری که برایش مشخص شده حضور دارد یا خیر؛  یا بتوانیم دریابیم در هر بازه‌ی زمانی به چند محل سر زده‌است و در هر محل چه میزان توقف داشته است؛ آیا در این زمان توانسته سفارشی دریافت کند؟ اگر سفارشی دریافت شده است میزان این سفارش چقدر بوده؟ و اگر نتوانسته ‌است سفارشی دریافت کند دلایل عدم موفقیت چه بوده؟ و حتی با پیام هشدار Alarm مشخص می‌شود که ویزیتور  GPSخود را خاموش کرده است یا خیر.   

در موارد ذکر شده که البته برای کنترل موزعین و سرپرست‌ها نیز کابرد دارد؛ از سرویس‌های مختلف مانند نقشه گوگل Google Map استفاده شده است. به این صورت که نقشه را باز کرده و برای مشتری‌ها کدگذاری انجام می‌شود. به طور مثال تعداد ده مشتری در یک مسیر هستند و برای ویزیتور شماره یک، این مسیر تعیین شده است و باید برای ویزیت به این ده عدد مشتری مراجعه کند.

نرم‌افزار GIS نقشه این مشتری‌ها را دارد و برای ویزیتور مشخص می‌کند که کدام مسیر را برود و به این ترتیب می‌توان کنترل کامل و راحتی بر روی این بخش داشت.

لزوم استفاده از GIS:

نرم‌افزار GIS برای کنترل و مدیریت افرادی‌ست که خارج از شرکت هستند و هدف آن مدیریت بهتر و استفاده حداکثری از زمان است. از این نرم‌افزار برای برنامه‌ریزی مسیر هر شخص، مشاهده‌ی وضعیت هر فرد در هر لحظه و گزارش‌گیری‌های بصری تصمیم‌ساز، می‌توان بهره برد. گزارشاتی مانند عملکرد لحظه‌ای در هر منطقه، به این صورت که مثلا در تهران، مناطق با طیف رنگی به خصوصی نمایش داده شده‌اند؛ مناطقی که بیشترین سفارش و خرید(چه از لحاظ تعدادی، چه از لحاظ ریالی) را داشته‌اند و مانده حساب کمتری دارند، سبز رنگ نمایش داده می‌شوند و برعکس مناطقی که ضعیف‌تر بوده‌اند با رنگ زرد نمایش داده می‌شوند.

در واقع این گزارشات در نرم افزار مدیریت پخش مویرگی ویژن نیز در دسترس هستند ولی مشاهده‌ی تمام مناطق در یک قاب و حالت بصری گزارش مزیتی است که نرم‌افزار کاربردی GIS فراهم می‌کند تا تحلیل و تصمیم‌گیری مدیران را تسریع و تسهیل ببخشد.

تعیین مسیرها یا مسیربندی در نزم افزار GIS برای شرکت‌های پخش مویرگی

یکی از سوالات متداول شرکت‌های پخش مویرگی اینست که مسیرها توسط شرکتی که نرم‌افزار را تهیه کرده مشخص می‌شود یا از قبل در نقشه مشخص شده است؟

مسیربندی یعنی تعدادی مشتری را در یک دسته‌بندی قرار دهیم و آن را یک مسیر بنامیم. بنابراین ممکن است مسیری که انتخاب می‌کنیم در نقطه‌های مختلفی از شهر باشند و در یک منطقه نباشند.

مسیربندی کاملا سلیقه‌ای و طبق نظر مدیران برنامه‌ریزی می‌شود. مسیربندی انجام شده ارتباطی به مسیربندی خیابانی ندارد؛ که الزاما اگر دو مغازه در یک خیابان هستند، این دو مغازه در یک مسیر تعریف شوند. بنابراین مسیرها برای هر ویزیتور با توجه به صلاحدید شرکت انتخاب می‌شود.

نرم‌افزار GIS برای چه شرکت‌ها و کسب‌وکارهایی مناسب است؟

نرم‌افزار GIS برای هر شرکتی در صنعت توزیع و پخش و هر شرکتی که در دل خود توزیع و پخش را انجام می‌دهد(به خصوص برای خرده‌فروش‌ها و پخش‌های مویرگی)، می‌تواند کارا باشد. برای مثال: شرکت‌های دارویی، غذایی، آرایشی و بهداشتی، ابزارآلات، نوشیدنی، مصالح ساختمانی، تولیدی‌ها و هر شرکتی که بر مبنای ویزیتور سفارش‌‌گیری دارد.

ویزیتورها معمولا بر اساس مسافتی که تا محل مشتری طی کرده‌اند، مصرف سوختی که داشته‌اند، میانگین زمان ویزیت و مواردی از این دست، به صرفه بودنِ میزانِ فروش و فعالیت خود را می‌سنجند.

در صورتی که رویکرد شرکت بر مبنای کنترل دقیق ویزیتورها باشد، نرم افزار GIS بسیار مفید خواهد بود زیرا اگر ویزیتور عملکرد خوبی داشته باشد قاعدتاً فروش شرکت افزایش پیدا می‌کند و اگر عملکرد بد و یا ضعیفی داشته باشد، فروش شرکت کاهش پیدا می‌کند. پس حتماً باید یک ابزار کنترلی در این قسمت وجود داشته باشد؛ در غیر این صورت ویزیتور می‌تواند با بهانه‌های مختلف، عدم موفقیت‌ها را توجیه کند و بدون امکان سنجش عملکرد ویزیتور، راهکار جبران برای ضررهای ایجاد شده، وجود نخواهد شد.

با نرم‌افزار کاربردی GIS در نرم افزار پخش مویرگی ویژن 20، می‌توان ویزیتورها، موزعین و افراد خارج از شرکت را در لحظه روی نقشه رصد و محل دقیق آن‌ها را مشاهده کرد. به علاوه با کلیک بر روی هر کدام از این افراد، فضای بالون مانندی نمایش داده می‌شود که گزارش دقیق هر فرد در بازه زمانی مورد نظر تا آن لحظه را نمایش می‌دهد. به طور مثال فرد مورد نظر چند محل را ویزیت کرده است؟ چقدر سفارش گرفته است؟ و چقدر از سفارشات به فاکتور تبدیل شده است؟ و...

همچنین این امکان وجود دارد تا در بخش تنظیمات تعیین کنید که این اطلاعات و گزارشات هر چند دقیقه یک بار به صورت خودکار به‌روز شوند.

کاربرد مهم دیگر نرم افزار GIS در سیستم جامع پحش مویرگی ویژن، گزارشاتی است که از خروجی آن‌ها به نتایج و تحلیل‌های بسیار مهمی می‌رسیم. مثلاً چه دلایلی منجر به پایین آمدن فروش شده است؟ و همانطور که در مورد طیف رنگی گزارشات منطقه‌ای مطرح کردیم، می‌توان دریافت که هر مشتری چه میزان چک و یا مانده حساب دارد؟ و در کدام منطقه فروش بهتر بوده است؟ و کدام منطقه فروش و وصولی ضعیف‌تری دارد؟

در نتیجه هر شرکتی در صنعت پخش، به نرم‌افزار GIS نیاز دارد.

چه ویژگی‌های مهم و کاربردی‌ای در نرم‌افزار GIS وجود دارد؟

• گزارشات جامع در مورد مسیری که برای ویزیتورها تعیین شده، مسیری که پیموده شده و میزان اختلاف این دو با یکدیگر.
• گزارش عملکرد یا «پوشش مسیر» به این معنی که چند درصد مسیری که برای شخص تعیین شده را پوشش داده است؟
• گزارشات مربوط به نحوه عملکرد ویزیتور.
• همانطور که قبلا هم به آن اشاره کردیم، رتبه‌بندی یا گریدبندی مشتریان بر اساس طیف رنگی در هر محدوده بر روی نقشه مشخص می‌شود.
• می‌توان بر روی نقشه با طیف رنگی مشخصی مشتریانی که سفارش بیشتری داده‌اند یا از یک مبلغی بیشتر سفارش داده‌اند را مشاهده کرد.
• مشتریانی که خرید بیشتری می‌کنند در کدام مسیر و محدوده هستند.
• در هر منطقه چند مشتری وجود دارد؟ گرید مشتری‌ها چیست؟ چقدر مطالبات دارید؟
• و دیگر اطلاعات بیشتر که روی پوشش مسیر و مسیربندی‌ها تاثیر زیادی دارد.

این اطلاعات در تصمیم‌گیری‌های بعدی تیم فروش و شرکت پخش مویرگی نقش مهمی دارد، به طور مثال ویزیتیوری که فروش یک محصول را بهتر انجام داده یا وصول مطالباتش را بهتر انجام می‌دهد، در مسیرهایی که در فروش یا وصول مطالبات مشکل دارند، می‌تواند نقش موثری ایفا کند تا فروش کل بهبود یابد.

مهمترین مزیت نرم‌افزار GIS پرشین ویژن نسبت به دیگر رقبا چیست؟

از مزیت‌های نرم‌افزار GIS، می‌توان به گزارش‌هایی در خصوص عملکرد ویزتیور و گزارش‌های پوشش مسیر اشاره کرد.

در گزارشات عملکرد ویزیتور اشاره کردیم که مواردی از قبیل میزان ساعت کار روزانه، میانگین زمان ویزیت، زمان توقف در هر مغازه، گزارش دلیل خرید نکردن مشتری و... ثبت می‌شود. تمام این گزارشات بسیار مهم هستند. برای مثال گزارش دلیل خرید نکردن مشتری در GIS، یعنی مغازه‌هایی که ویزیت شده‌اند ولی خریدی صورت نگرفته است. از این گزارش می‌توان دلایل عدم خرید مشتریان را استخراج نموده و برای بهبود فروش و رفع مشکلات موجود تصمیمات تاثیرگذاری اتخاذ کرد.

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های نرم‌افزار GIS این است که به صورت داخلی در شرکت پرشین ویژن توسعه داده شده است و برخلاف بسیاری از شرکت‌هایی که به صورت برون‌سپاری شده (out-source) نرم‌افزار خود را ارائه می‌دهند، با هیچ محدودیتی مواجه نیست. به همین دلیل هر گزارشی که از سمت مشتری درخواست شود، امکان برآورده‌سازی آن وجود دارد.

چه نقش‌هایی در پخش مویرگی از نرم افزار  GIS استفاده خواهند کرد و این برنامه چه مزایایی برای هر یک ایجاد می‌کند؟

نرم‌افزار GIS یک ابزار کار مدیریتی محسوب می‌شود که مدیران فروش، سرپرست فروش، مدیر ارشد سازمان و حتی مدیر شعبات نیز می‌توانند از آن بهره ببرند. فصل مشترک در بین همه‌ی این نقش‌ها این است که می‌توانند زیر مجموعه‌ی خود را بر روی نقشه به صورت بصری در لحظه کنترل کنند و گزارشات تصویری از عملکرد زیر مجموعه‌ی خود دریافت کنند و براساس این گزارشات تصمیمات بهتری برای بهبود وضعیت بگیرند.

مدیران فروش و مدیران ارشد هم گزارشات کلی و مدیریتی در خصوص فروش، تعداد ویزیت، چگونگی عملکرد ویزیتورها و... را مدنظر قرار می‌دهند؛ و در بحث کلان‌تر، اصلاح مسیربندی‌ها، بررسی علت‌های عدم فروش و تغییر استراتژی‌ها مطرح می‌شود که همگی از طریق این نرم افزار قابل شناسایی هستند.

برای مدیران شعب، کارکرد ویزیتورها ممکن است خیلی کاربردی نباشد ولی بخش‌های مربوط به فروش در این بخش، اهمیت زیادی پیدا می‌کند. مانند اینکه فروش کدام کالا در شعبات کمتر است؟

بر اساس این گزارشات استراتژی لازم تدوین می‌شود تا فروش افزایش پیدا کند. البته وصول مطالبات نیز اهمیت زیادی دارد. اینکه ویزیتوری سفارش زیادی داشته باشد ولی به همان نسبت معوقه‌ی بالایی از سمت مشتری داشته باشد چندان خوشایند نیست! پس در اینجا بحث وصول مطالبات و نقدینگی اهمیت دارد که همانطور که اشاره شد، بر روی نقشه نیز قابل پیگیری خواهد بود.

در پایان باید بگوییم هوشمند ساختن سیاست‌های کلی در مدیریت ویزیت مشتریان براساس اطلاعات نقشه از اهداف نرم افزار GIS است و به هر مجموعه‌ای که در حوزه‌ی توزیع و پخش فعالیت دارد توصیه می‌شود قدم در راه این هوشمندسازی و مدیریت مدرن بگذارد.