۹ روش طلایی برای پیاده‌سازی موفق سیستم ERP

راهنمای جامع برای موفقیت در اجرای ERP در کسب‌وکارهای کوچک تا بزرگ

پیاده‌سازی سیستم ERP مانند قلب‌گذاری در بدن یک سازمان است. این سیستم می‌تواند کارایی را افزایش دهد، فرایندها را یکپارچه کند و دید دقیق‌تری به کسب‌وکار ارائه دهد. این تحول عظیم نیازمند رعایت اصول مشخصی است که شانس موفقیت ERP  را افزایش می‌دهد. در این مقاله به ۹ اصل طلایی اجرای موفق ERP می‌پردازیم که برگرفته از تجربیات پروژه‌های بزرگ و بین‌المللی است.

۱. تیم پروژه

ایجاد یک تیم پروژه قوی بسیار مهم است. معمولاً یک تیم پیاده‌سازی ERP شامل یک حامی اجرایی، یک مدیر پروژه و نمایندگان گروه‌های کلیدی کسب‌وکار درگیر در پروژه است. داشتن یک حامی اجرایی که بتواند اولویت‌های کسب‌وکار را تنظیم کند برای موفقیت حیاتی است. مسئولیت‌های این تیم شامل تعیین اهداف سطح بالا، الزامات و شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI)ِ ، انجام مدیریت روزانه پروژه و اندازه‌گیری نتایج است. به دلیل تخصص مورد نیاز برای عملکردهای مدیریت پروژه، شرکت‌های کم‌درآمد ممکن است برای غلبه بر این چالش‌ها به کمک یک مشاور خارجی نیاز داشته باشند.

۲. الزامات کلیدی

در هر پروژهERP، تعیین الزامات واضح که اهداف تجاری مرتبط باشند، بسیار حیاتی است. به عنوان مثال این اهداف می‌توانند شامل خودکارسازی فرآیندها برای صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه‌ها، بهبود توانایی در پاسخگویی به مشتریان و فراهم کردن امکان تجزیه و تحلیل بهتر در سراسر کسب و کار باشند.

مرحله جمع‌آوری الزامات شامل تجزیه و تحلیل سیستم‌های فعلی، گردش‌های کاری و فرآیندهای کلیدی کسب و کار، مانند حسابداری، منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و مدیریت موجودی است. مهم است که دقیقاً در مورد آنچه می‌خواهید انجام دهید و نحوه بهبود هر فرآیند فکر کنید؛ پیاده‌سازی ERP فرصتی برای معرفی یک فرآیند بهتر است، نه صرفاً خودکارسازی یک فرآیند ناکارآمد موجود.

این تجزیه و تحلیل باید به ایجاد فهرستی از الزامات کلیدی که پیاده‌سازی ERP شما باید برآورده کند، کمک کند. این الزامات می‌تواند شامل کاهش زمان بسته شدن مالی به نصف، ارائه گزارش‌های در لحظه یا خودکارسازی ارتباط بین حقوق و دستمزد و سیستم حسابداری اصلی باشد. همچنین تیم‌های پروژه باید مایل باشند فرآیندهای موجود شرکت را با سیستم ERP تطبیق دهند. اغلب اوقات، سیستم‌های ERP سال‌ها تجربه و بهترین شیوه‌ها را از صنایع مختلف در خود جای داده‌اند و می‌توانند از فرآیندها یا گردش‌های کاری موجود یک شرکت کارآمدتر باشند.

۳.شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

با درک الزامات کلیدی، می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) خاصی را شناسایی کرد. این شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند اهدافی را برای سنجش موفقیت پیاده‌سازی ERP شما نشان دهند. به عنوان مثال، یک تولیدکننده ممکن است بخواهد زمان چرخه، گردش موجودی، دقت پیش‌بینی تقاضا، سفارش‌های معوق، هزینه‌ها و زمان از کارافتادگی را بهبود بخشد. برای یک خرده‌فروش، شاخص‌های کلیدی عملکرد ممکن است شامل کل فروش، حاشیه سود، نرخ فروش، میانگین ارزش خرید، فروش در هر فوت مربع، گردش موجودی و نرخ تبدیل مشتری باشد.

۴. مدیریت پروژه

پیاده‌سازی ERP در شرکت‌های بزرگ می‌تواند از شش ماه تا یک سال طول بکشد. ایجاد یک چارچوب مدیریت پروژه که استقرار ERP شما را در کل دوره پیاده‌سازی به موفقیت هدایت کند، بسیار مهم است. در سطح بالا، مدیریت پروژه باید بر همسو کردن ابتکار ERP با نیازهای کسب‌وکار، حفظ مسیر پروژه و اطمینان از اینکه مدیران ارشد کلیدی و سایر ذینفعان قادر به ارائه نظرات خود هستند، تمرکز کند. مدیریت پروژه قوی می‌تواند به شناسایی اینکه کدام پیشرفت‌ها می‌توانند تا بعد منتظر بمانند و کدام‌ها نمی‌توانند، کمک کند.

مدیریت پروژه همچنین باید جزئیات فنی پیاده‌سازی ERP مانند نحوه پیکربندی سیستم، تطبیق فرآیندهای تجاری خاص برای بهره‌برداری از قابلیت‌های سیستم ERP، مدیریت نگرانی‌های امنیتی و حریم خصوصی و اجرای آموزش را پوشش دهد.

۵. رویکرد مشارکتی و ارتباطات شفاف

پروژه‌های موفق حول ایجاد درک متقابل از اهداف و مقاصد پیاده‌سازی ERP می‌چرخند. برای همه، از مدیرعامل گرفته تا کاربران نهایی هماهنگی بسیار مهم است. همه به درک روشنی از دلیل پیاده‌سازی سیستم ERP توسط شرکت، عملکرد سیستم، مزایای آن و انتظارات در طول فرآیند پیاده‌سازی ERP نیاز دارند.

ارتباطات شفاف و رویکرد مشارکتی برای ایجاد این درک متقابل ضروری است. مدیرعامل و تیم رهبری باید درگیر شوند تا بر اهمیت پروژه تأکید شود. ارتباطات ممکن است شامل ارائه‌ها، نمودارها، گراف‌ها و نامه‌های مداوم یا پست‌های وبلاگ از مدیرعامل باشد. ممکن است نیاز به جلسات و تماس‌های منظم برنامه‌ریزی شده برای هماهنگی تلاش‌ها، شناسایی مشکلات و مسائل و اطلاع‌رسانی در مورد موفقیت‌ها باشد.

از آنجایی که پیاده‌سازی ERP ممکن است بر شرکای تجاری، اعضای زنجیره تأمین و مشتریان نیز تأثیر بگذارد، بهتر است آن‌ها را در طول پروژه مطلع نگه دارید و به آنها کمک کنید تا درک کنند که تغییرات چگونه ممکن است بر آنها تأثیر بگذارد.

۶. انتقال داده‌ها

انتقال داده‌ها به سیستم ERP گامی حیاتی در پیاده‌سازی است و نیازمند آماده‌سازی و برنامه‌ریزی دقیق است. باید توجه شود اگر داده‌ها را از برنامه‌های مختلف تجمیع شده‌اند لازم است تمام استاندارد لازی‌های لازم انجام شود.

یکی از ملاحظات اصلی در طول پیاده‌سازی ERP این است که آیا داده‌ها را به صورت دستی منتقل کنید یا از ابزارهای تخصصی برای خودکارسازی فرآیند استفاده کنید. هر کدام از روش‌ها مزایای مربوط به خود را دارند. وارد کردن دستی اطلاعات به یک سیستم جدید فرصتی را برای پاکسازی داده‌های منسوخ، مانند تأمین‌کنندگانی که از کار افتاده‌اند و مشتریانی که سال‌هاست سفارشی نداده‌اند، فراهم می‌کند. از سوی دیگر، خودکارسازی می‌تواند فرآیند را بسیار سریع‌تر کند. از هر روشی که استفاده می‌کنید، اعتبارسنجی داده‌ها پس از انتقال برای اطمینان از انتقال صحیح آنها به سیستم جدید مهم است.

۷. آموزش

انتظار اینکه کارکنان بلافاصله در سیستم ERP جدید مهارت پیدا کنند، غیرواقع‌بینانه است. آموزش هدفمند و مداوم که با نیازهای گروه‌ها و نقش‌های مختلف مطابقت داشته باشد، می‌تواند به کاربران کمک کند تا سیستم را بپذیرند و بیشترین بهره را از آن ببرند. رویکرد اول، ارائه محتوای سفارشی مانند ویدیوها و آموزش‌ها و اجازه دادن به کارمندان و دیگران برای انتخاب مرتبط‌ترین محتوا برای شغل خود است. همچنین ارائه آموزش عملی برای کمک به کارگران در یادگیری سیستم بسیار مهم و استراتژیک است. برخی سازمان‌ها دریافته‌اند که بهترین روش، انتخاب برخی از کاربران برای آموزش زودهنگام و گسترده و استفاده از آنها برای راهنمایی دیگران با به اشتراک گذاشتن تجربیات و مهارت‌هایشان است.

۸. پشتیبانی

عموما سازمان‌ها تاریخ شروع به کار را زمانی برای جشن گرفتن در نظر می‌گیرند. اما مساله اینجاست که به محض اینکه افراد شروع به استفاده از سیستم می‌کنند، احتمالا با مشکلاتی مواجه می‌شوند و شروع به پرسیدن سوال می‌کنند.  نیاز به پشتیبانی فنی یکی از مهم‌ترین مسائل در نرم افزار ERP است. این پشتیبانی شامل پشتیبانی آنلاین برای کمک به افراد در جهت آشنایی است. همچنین تیم پروژه باید مشکلات احتمالی را رصد کرده و مشکلات را شناسایی کند. اگر بسیاری از کاربران خطای مشابهی را مرتکب می‌شوند، اغلب نشانه‌ای از وجود مشکلی است که باید با آموزش اضافی یا رفع مشکل سیستم برطرف شود.

۹. بازخورد کاربر نهایی

هنگامی که یک سازمان سیستم ERP را راه‌اندازی می‌کند، بازخورد کاربر می‌تواند مشکلات را شناسایی کرده و ایده‌هایی برای بهبودهای بیشتر ارائه دهد. ایجاد چرخه بازخوردی کمک می‌کند تا بینش عمیق‌تری در مورد نحوه کار افراد، نحوه تعامل آنها با سایر کارمندان و مشتریان و موانعی که روزانه با آنها روبرو هستید، به دست آورید. این بینش‌ها به هدایت پیاده‌سازی ERP کمک می‌کنند تا نیازهای واقعی کاربر برطرف شود. 

نتیجه‌گیری: ERP تنها یک پروژه نیست، یک تغییر فرهنگی است

اجرای ERP موفق فقط به نصب یک نرم‌افزار خلاصه نمی‌شود. این پروژه، قلب تپنده تحول دیجیتال سازمان است. با رعایت این ۹ اصل، نه‌تنها پروژه‌ای موفق خواهید داشت، بلکه سازمان شما به سطح جدیدی از کارایی و بینش خواهد رسید. این مقاله با نظر کارشناسان خبره نرم افزار ERP ویژن و آخرین تحقیقات جهانی در پروژه های ERP اوراکل تهیه و تنظیم شده است.