ERP یا EXCEL تفاوت از شب تا روز

بررسی، مقایسه و چگونگی مهارجرت از Excel به ERP

مایکروسافت اکسل در سال 1985 متولد شد. مایکروسافت اکسل به عنوان یکی از نرم افزارهای مدیریت کسب‌وکار، پیشرو بوده و بیشتر مدیران در سراسر جهان، برای ذخیره و مدیریت اطلاعات اجرایی روزانه‌ی خود، از آن استفاده می‌کردند.

با این حال، معروفیت برند و قدمت آن تنها برای مدتی می‌تواند برای استفاده از یک نرم افزار کاربرد داشته باشد. اکنون بعد از 36 سال، راه‌حل‌های دیگری پا به عرصه گذاشتند که از نظر امنیت، کارایی و عملکرد از اکسل پیشی گرفته‌اند. از جمله پلتفرم‌های ERP  که فرآیندها و داده‌ها را در سراسر سازمان، متمرکز، سازماندهی و فرآیندهای کاری را اتوماسیون می‌کنند.

در بحث مقایسه‌ی اکسل با ERP، دومی به عنوان برنده‌ی مسلم ظاهر می‌شود. در واقع این مطلب بهانه‌ای است تا ببینیم یک سیستم ERP چه مزایایی را برای سازمان نسبت به دیگر راه‌حل‌هایی که بیشتر منابع انسانی سازمان تمایل به استفاده از آن دارند ایجاد خواهد کرد.

مقایسه‌ی اکسل با ERP: کمبودهای اکسل

چرا باید  ERPرا به جای اکسل جایگزین کنیم؟ بیایید به چند تفاوت مهم نگاهی بیندازیم:

۱- احتمال خطای انسانی در اکسل زیاد است

از نظر فنی، هر سیستمی که توسط انسان اداره می‌شود، معمولا با خطای کاربر مواجه می‌شود. اگر شما هم تا به حال، ساعت‌ها کار کردن روی شیت‌های اکسل را امتحان کردید، حتما متوجه شده‌اید که اتفاقا استفاده از این نرم افزار هم در معرض خطای کاربر است.

در واقع طبق تحقیقات، بیش از 90 درصد شیت‌های اکسل حاوی خطا هستند. بیشتر این خطاها به دلیل این واقعیت ساده است که اکسل، یکپارچه یا متمرکز نیست و قوانین اعتبارسنجی اطلاعات را نمی‌تواند بطور مداوم و براساس تغییرات در ساختار اطلاعات که اتفاقاً اجتناب ناپذیر است به درستی تامین کند.

بنابراین، حتی اگر بخش‌های مختلف سازمان شما به داده‌های یکسانی نیاز داشته باشند، احتمالاً از شیت‌‌های اکسل متفاوتی استفاده خواهند کرد. که این بسیار خسته کننده و وقت گیر است. همچنین احتمال خطا را افزایش می‌دهد، که این یعنی هر بار که کاربری یک سلول را پر می‌کند این تغییر به یک خطر تبدیل می‌شود.

۲- عدم کنترل متمرکز در اکسل

نرم افزار ERP، یک منبع واحد و یکپارچه را بر اساس داده‌های قابل اعتماد ایجاد می‌کند. تنها یک نسخه از اطلاعات وجود دارد و همه‌ی کاربران در آن واحد، به آن نسخه دسترسی دارند. این درحالی است که اکسل این امکان را ندارد. درواقع کارمندان به راحتی می‌توانند در هر شیت تغییراتی ایجاد کنند، آن را به عنوان نسخه‌ی جدید ذخیره کنند و به اشتراک بگذارند. پس تقریباً نمی‌توان فهمید که آیا تیم‌های مجموعه بر روی داده‌ی مناسبی کار می‌کنند یا حداقل این داده‌ها دقیق و به‌روز هستند یا خیر.

گاهی اوقات، این خطرات جزئی هستند. مواقع دیگر، عدم دقت می‌تواند ضرررسان و آسیب‌زا باشد. به ویژه این مسئله در مورد مدیریت زنجیره‌ی تولید و زنجیره‌ی تامین اهمیت دارد؛ جایی که کار با داده‌های قدیمی یا مستعد خطا می‌تواند، کل فرآیند و خروجی شما را دچار مشکل کند. به همین دلیل است که استفاده از نرم افزار ERP ضروری است.

۳- اکسل یعنی یک تلاش وقت‌گیر

به ندرت، شیت اکسل سریع برای کار آماده می‌شود. چون، بیشتر آن‌ها ده‌ها، و حتی صدها خط هستند که تقریباً برای هر سلول، ورودی کاربر مورد نیاز است.

هر زمان که تیم‌های شما به یک گزارش جدید نیاز داشته باشند، باید یک نسخه‌ی جدید تهیه کنند. حتی اگر آن‌ها با یک قالب مشخص کار می‌کنند باز هم این معضل صدق می‌کند. بنابراین، تنها راه مدیریت مؤثر داده‌ها به عنوان مثال، این است که، شخصی را موظف کنید تا داده‌ها را به صورت دستی و به طور منظم به‌روز کند.

موضوع بعدی، موضوع حذف تصادفی یک شیت مهم است. اگر تا به حال روی دکمه اشتباه کلیک کرده‌اید یا فایل اشتباهی را حذف کرده‌اید؛ می‌دانید که بازیابی فایل حتی اگر به آن دست پیدا کنید، می‌تواند برای همیشه طول بکشد. همین امر در مورد خرابی‌های سیستمی و قطعی برق نیز صدق می‌کند که در صورت عدم ذخیره فایل‌های شما، آن‌ها حذف خواهند شد.

۴- اکسل همکاری اعضای تیم را سخت می‌کند

مطمئناً، شما می‌توانید یک فایل اکسل را از طریق ایمیل یا آپلود کردن در یک فضای ابری مشترک با بقیه به اشتراک بگذارید. با این حال، در بیشتر موارد، این شیت‌ها به صورت مجزا از بقیه‌ی سازمان شما مدیریت می‌شوند.

حتی اگر شرکت شما آینده‌نگر باشد و روی یک نسخه‌ی موبایل مجموعه‌ی آفیس یا نسخه‌ی مبتنی بر ابر آن سرمایه‌گذاری کرده باشد، همکاری مشترک بخش‌های مختلف سازمان همچنان یکپارچه نیست. به عنوان مثال، اگر چندین کاربر به طور همزمان سعی کنند به یک شیت دسترسی پیدا کنند، سیستم ممکن است مسدود شود و از کار بیفتد.

راه‌حل جایگزین برای کارکردن مشارکتی، پایگاه داده مرکزی نرم افزار ERP است. با یک پلتفرم ERP ابری، کل نیروهای کار شما از جمله کارمندان در محل کار و یا از راه دور، می‌توانند به راحتی با هم همکاری کنند. تاریخچه تغییرات برای همیشه براساس هر کاربر و بطور مجزا ذخیره و قابلیت بازیابی داشته باشد و همچین سطوح دسترسی مختلف روی بخش‌های مختلف اطلاعات برای هر کاربر تعریف شود.

۵- داده‌های منسوخ شده

اگر تغییری در فرآیندهای کاری شما رخ دهد، شیت اکسل به طور خودکار به روز نمی‌شود. بلکه یک کارمند باید وارد فایل شود و تغییرات لازم را انجام دهد. این اتفاق می‌تواند منجر به از دست رفتن داده‌ها یا ورودی‌های تکراری شود.

یک سیستم ERP آمار و تحلیل‌ها و گزارشات مربوط به داده‌ها را در آن واحد و بصورت خودکار ارائه می‌کند که فوراً از طریق داشبورد مرکزی قابل مشاهده است. به این ترتیب، کاربران می توانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را جستجو و پیدا کنند و سپس آن گزارشات را در بخش‌های مختلف سازمان به اشتراک بگذارند.

مهاجرت از اکسل به ERP

آیا سازمان شما آماده‌ی مهاجرت از اکسل و دیگر سیستم‌های دستی جزیره‌ای به یک پلتفرم ERP یکپارچه است؟ قبل از انتخاب یک فروشنده ERP و شروع پیاده‌سازی آن، ابتدا باید چند تصمیم بگیرید:

فرآیندها و جریان داده‌های خود را در نظر بگیرید

با ترسیم فرآیندها و جریان گردش اطلاعاتی که کارمندان شما در حال حاضر دنبال می‌کنند، شروع کنید. آن‌ها چگونه اطلاعات را دریافت می کنند؟ کجا آن را ذخیره می‌کنند؟ انواع مختلف اطلاعاتی را که جمع آوری می‌کنند و همچنین نحوه استفاده از آن‌ها را در نظر بگیرید. در این بین ممکن است متوجه شوید که با فرآیندهایی برخورد کنید که سال‌ها پیش تدوین و اجرا شده‌اند، اما دیگر نیازهای شما را برآورده نمی‌کنند. با پاسخ به سوالات بالا احتمالاً ناکارآمدی‌ها و نقاط ضعف سیستم عملیاتی شما به وضوح آشکار می‌شوند و این زمان ایده‌آلی برای رسیدگی و بازطراحی آن‌ها است.

برای این منظور پیشنهاد می‌کنیم مقاله “بهبود فرآیندهای سازمانی در ۸ مرحله” را بخوانید.

تجزیه و تحلیل داده‌ها

آیا باید تمام داده‌های خود را از اکسل به ERP منتقل کنید یا می‌توانید آن‌ها را کاهش دهید؟ ممکن است بتوانید از برخی داده‌های گذشته صرف نظر کنید و فضا و زمان بیشتری را آزاد کنید. اگر پس از پایان انتقال، متوجه شدید که به داده‌های بیشتری نیاز دارید، همواره می‌توانید آن‌ها را اضافه کنید.

انتقال انبوه یا تدریجی داده‌ها را برنامه ریزی کنید

برای برخی از شرکت‌ها، انجام یک انتقال انبوه داده منطقی است. در صورتی که برای اکثریت شرکت‌ها تکمیل کردن تدریجی فرآیند انتقال، آسان‌ترین و مفیدترین راه است.  منظور ما از انتقال انبوه، انتقال یک‌جای داده‌ها یا import کردن آن‌هاست.

تنها استثنا در صورتی است که تیم‌های شما، نیاز به دسترسی مداوم به تمام داده‌های شما، حتی در طول مرحله انتقال داشته باشند. در این شرایط حتماً باید کلیه اطلاعات بصورت یک‌جا منتقل شوند.

اگر مهاجرت به ERP را یک پروژه در نظر بگیریم، به‌عنوان یک تیم پروژه، در مورد اینکه کدام رویکرد بهترین است و سازمان چگونه با آن مواجه خواهد شد، فکر کنید و تصمیم بگیرید.

آیا زمان آن رسیده که در نرم افزار مدیریت کسب و کار خود تجدید نظر کنید؟

اگر هنوز برای انجام فعالیت‌های روزانه تیم داخلی خود، به اکسل متکی هستید، زمان آن رسیده است که به پیاده‌سازی ERP رسیدگی کنید. اگرچه اکسل می‌تواند در برخی موارد مفید باشد، اما تجربه‌ای را که می‌توانید با یک سیستم ERP از آن لذت ببرید، ارائه نمی‌دهد.

اگر برای تغییر آماده هستید، کارشناسان پرشین ویژن می‌توانند به شما کمک کنند. برای اطلاعات بیشتر از قابلیت‌های سیستم ERP پرشین ویژن، Vision ERP را بررسی کنید.