موانع استقرار نرم افزار ERP

مدت زمان مطالعه: 5 دقیقه

تغییر به معنای افزایش، حذف یا اصلاح سیاست‌ها، برنامه‌ها، ابزارها یا روشهای مورد استفاده در شرکت یا سازمان است. هدف از تغییر نیز انطباق با محیط در حال تغییر یا رقابت با رقبا است. لیکن در بیشتر مواقع شرکتها و کارکنان در خصوص چرایی و چگونگی ایجاد، شروع و ادامه تغییر با ابهام مواجه هستند. هرچند که میزان ابهام در تمامی فرایند تغییر یعنی از شروع تا پایان آن ثابت نیست. در واقع در شروع فرایند به خصوص تغییرات راهبردی (به‌عنوان‌مثال استقرار یک نرم افرار جدید مانند نرم افزار ERP) میزان ابهام بیشتر است لیکن پس از اجرای تغییر، شفافیت ها افزایش‌یافته و ابهام نیز کاهش می‌یابد.

نگرش کارکنان و استقرار نرم افزار ERP

برای درک مقاومت شرکت ها و کارکنان در برابر تغییر و استقرار نرم افزار ERP باید به الگوهای مربوط به شکل‌گیری و تغییر نگرش مراجعه کرد. البته باید میان الگوی شکل‌گیری نگرش و الگوی تغییر نگرش تفاوت قائل شد. درواقع هرچند گفته می شود که هر دو الگوی ذکر شده شامل برقراری ارتباط با عاملان تغییر و ارائه اطلاعات قابل ارزیابی به او یعنی کاربران نرم افزار و مدیران شرکت است لیکن تفاوت هایی میان این دو نگرش وجود دارد که به کانون توجه افراد در ساختار شناختی فرد در برقراری ارتباط بازمی‌گردد. به بیان دقیق‌تر در الگوی شکل‌گیری نگرش، انسان با یک انتزاع رمزآلود از یک پدیده جدید( یک نرم افزار جدید)  مواجه است که فرایندهای شناختی مغز نسبت به آن تمایلی ندارد یا از داده‌های مربوط به آن( نظیر منافع و ویژگی های نرم افزار ERP) پشتیبانی نمی‌کند. لیکن در الگوی تغییر نگرش، عامل تغییر با مسائل آشنا (برای مثال نرم افزار پخش مویرگی ویژن 20)  یا افرادی که با موضوع آشنایی دارند مواجه است که این افراد یا اطلاعات آنان می‌توانند از فرایندهای شناختی مربوط به تعویض نرم افزار حمایت کنند. ازاینرو در زمان شروع تغییر -برای مثال استقرار نرم افزار جدید- به دلیل عدم شناخت مسائل احتمالی، میزان ابهام افراد بیشتر بوده و درنتیجه مقاومت در برابر تغییر بیشتر است. لیکن پس از راه اندازی نرم افزار جدید و در زمانی که نرم افزار در مرحله پشتیبانی از نرم افزار قرار می گیرد مقاومت در برابر آن کاهش می یابد.

ویژگیهای شخصیتی و مقاومت در برابر نرم افزار ERP

هرچند مقاومت در برابر تغییر یک امر معمول و مشترک در میان کارکنان و شرکت ها است لیکن به یک‌ شکل یکسان ظاهر نمی‌شود و دارای اشکال و علل متفاوت است. به بیان دقیق‌تر، مقاومت صرفاً ویژگی کاربران نرم افزار نیست بلکه مقاومت در برابر تغییردر میان مدیران شرکتها و حتی در میان مهندسان نیز مشاهده می‌شود. درواقع انسان ها به‌واسطه 6 ویژگی شخصیتی، واکنش‌های متفاوتی به تغییر نشان می‌دهند. این شش ویژگی عبارت‌اند از: الف) بی‌میلی نسبت به از دست دادن کنترل یا ترس از این‌که بعد از فرایند تغییر کنترل خود بر مجموعه را از دست بدهند. ب) جمود شناختی یا عدم تمایل به داشتن تفکر متفاوت و گرایش به داشتن ذهن بسته، ج) فقدان انعطاف روانی یا عدم کنار آمدن با تغییر د) ناتوانی در تطابق با نرم افزار در دوره تغییر، ح) عدم تمایل و علاقه به موضوعات جدید، ز) ترس از کنار گذاشتن عادات قدیمی مانند آشنایی با گزارشات و فرم های نرم افزار قدیمی. که این شش عامل به تنهایی یا به صورت ترکیبی می‌توانند موجب ایجاد واکنش‌های متفاوت نسبت به تغییر در بکارگیری و استفاده از نرم افزار ERP شوند.

ابعاد مقاومت در برابر نرم افزار جدید

مقاومت در برابر تغییر نرم افزار جدید یک پدیده ساده نیست و حداقل دارای چهار وجه متفاوت است. وجه اول عدم جستجوگری است که نشان‌دهنده عدم تمایل به ترک عادات قدیمی و اصرار بر استفاده از نرم افزار قدیمی یا فعلی است. وجه دوم واکنش احساسی است که نشان‌دهنده حساسیت کارکنان و شرکت ها به حضور کارشناسان استقرار و پشتیبانی نرم افزار ERP  در شرکت میزبان یا خریدار است که موجب ایجاد استرس‌ و بی‌میلی کارکنان برای مشارکت در فرایند تغییر نرم افزار می شود. وجه سوم تمرکز کوتاه‌مدت است که نشان‌دهنده غلبه تفکر غالب در خصوص ترجیح منافع کوتاه‌مدت نرم افزار فعلی به منافع بلندمدت یک نرم افزار کارآمد مانند نرم افزار ERP پخش و تولید پرشین ویژن است. جمود شناختی نیز وجه چهارم مقاومت است. که نشان‌دهنده یک ‌شکل خاص از جمود فکری و خشم نسبت به گزینه‌ها و ایده‌های بدیل و جایگزین نرم افزار جدید است. که نشان می دهد کاربران کلاً به هر نوع تغییری بی علاقه هستند.

مراحل غلبه بر مقاومت در برابر نرم افزار

ساده ترین مدل برای نشان دادن مراحل کاهش مقاومت در برابر تغییر، مدل سه مرحله‌ای کرت لوین است. کرت لوین با استفاده از استعاره ذوب کردن یخ و ایجاد شکل جدید در یک قالب جدید، معتقد بود که تغییر رفتار شامل خروج از انجماد، حرکت به سمت رفتار جدید و انجماد رفتار جدید است.  لوین ادعا می کرد که نیروهایی وجود دارند که می‌توانند تغییر را ایجاد کنند یا موانعی وجود دارند که موجب می شود برخی از افراد در برابر تغییر مقاومت کنند. ازاین‌رو مدل‌های کلاسیک این حوزه به دنبال ارائه مدل‌ها و راهبردهایی بودند که به‌وسیله آن‌ها می‌شد تغییر را مدیریت کرد یا آن را کاهش داد. البته پژوهشهای دانشگاهی و تجربی که درزمینه مقاومت در برابر تغییر انجام شده است نشان می دهد که مقاومت در برابر هر تغییری- از جمله پذیرش و استفاده از نرم افزار ERP - به سه بعد رفتاری، شناختی و احساسی مربوط می شود.

در بعد رفتاری، مقاومت بر اساس واکنش‌ عملی کارکنان و کاربران اندازه‌گیری می‌شود. کارکنان و کاربران در فرایندهای شروع و اجرای تغییر و با هدف اجتناب از عدم قطعیت ناشی از تغییر، به اشکال مختلف نظیر انکار ضرورت تغییر یا رفتارهای مختلف، نظیر طفره رفتن از استفاده از نرم افزار، خرابکاری، غیبت یا ترک کار در برابر تغییر  و استفاده از نرم افزار ERP مقاومت می‌کنند. در بعد شناختی، مقاومت در برابر نرم افزار جدید به نحوه ادراک تغییر توسط کارکنان مربوط می‌شود. به بیان دقیق تر این‌که کاربران فکر می‌کنند برای مواجهه با نقش‌های جدید ناشی از تغییر چه قابلیت‌هایی دارند. برای مثال در نرم افزارهای پخش مویرگی، برخی از ویزیتورها که سال ها است سفارش مشتریان را در برگه های کاغذی یادداشت می کنند نسبت به توانایی خود در استفاده از اپلیکیشن سفارش گیری تردید دارند. در بعد احساسی، تغییر به واکنش‌های هیجانی کارکنان که در اثر تغییر تجربه می‌کنند و این‌که نسبت به تغییر چه احساسی دارند اشاره می‌کند. برای مثال، مقاومت برخی از کاربران به دلیل ترس از ضررهای احتمالی ناشی از استفاده ناصحیح از نرم افزار و آینده مبهم آنان در شرکت است.

تاثیر ارتباطات در استقرار نرم افزار ERP

یکی از ابزارهای مؤثر در کاهش ابهام و مقاومت کارکنان و شرکت ها و اجرای موفق فرایندهای تغییر و استقرار نرم افزار جدید، ایجاد یک سیستم ارتباط داخلی و اطلاع‌رسانی مؤثر و به موقع در درون سازمان در هنگام اجرای تغییرات و استقرار نرم افزار ERP است. درواقع ارتباطات ابزار موردنیاز برای اعلام تغییر، تشریح علل و چگونگی تغییر و آماده‌سازی کارکنان و شرکت در خصوص اثرات مثبت یا منفی قریب‌الوقوع ناشی از  تغییر نرم افزار در سازمان است که می بایست در دو حوزه فرایند (چگونگی) تغییر و موضوع (محتوای) موردنظر برای تغییر انجام شود. به بیان دقیق‌تر ارتباط دوسویه مؤثر با کارکنان و مدیران شرکت، از یک‌سو با نشان دادن اهداف و محدوده تغییر می‌تواند موجب کاهش مقاومت در برابر تغییر شود. از سوی دیگر می‌تواند احساسات و ایده‌های افراد متأثر از تغییر نرم افزار را نیز به مدیران منتقل کند. درواقع یکی از مهم‌ترین کاربردهای ارتباطات، کاهش تجربه احساس عدم امنیت شغلی است که به دلیل تغییر نرم افزار ایجاد می شود. در واقع ارتباطات علاوه بر کاهش حس عدم امنیت شغلی، موجب افزایش پذیرش، گشودگی و تعهد به تغییر نرم افزار ERP در شرکت می‌شود. این درحالی است ‌که شکست در ارتباطات می‌تواند موجب افزایش حس بدبینی به تغییر شود. درواقع شرکت ها بیشتر به جنبه‌های فنی، مالی و عملیاتی تغییر نرم افزار توجه می‌کنند و از جنبه‌های ارتباطی و اطلاع‌رسانی تغییر غافل می شوند.

در صورت تمایل به دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص نرم افزار ERP پرشین ویژن یا نرم افزار پخش مویرگی ویژن هستید با ما تماس بگیرید یا درخواست دمو کنید. همکاران ما در کوتاه ترین زمان با شما تماس می گیرند.