BPM در مقابل ERP

مقایسه نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار و مدیریت و برنامه‌ریزی منابع سازمانی

مقایسه نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار و مدیریت و برنامه‌ریزی منابع سازمانی

بر اساس گزارشات، ۹۳ درصد از شرکت‌ها تلاش بطور مداوم می‌کنند تا فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند؛ با این وجود تنها ۵۰ درصد از سازمان‌هایی که از نرم افزار BPM استفاده می‌کنند، رضایت خود را از این ابزار گزارش کرده‌اند. ممکن است نیمی دیگر از کاربران، از ابزارهای دیگری مانند ERP برای مدیریت فرآیندهای کاری خود استفاده کنند که رضایت بیشتری از آن دارند. در این مطلب دو سیستم ERP و BPM را با مقایسه و مزایا و معایب هر یک را بررسی می‌کنیم.

در ابتدا بسیار مهم است که در خصوص این دو نرم افزار اطلاعات بیشتری داشته باشیم و بتوانیم این دو را از یکدیگر تفکیک کنیم.

حتی اگر با تمامی تفاوت‌های این دو نرم افزار کاملا آشنایی نداشته باشید، احتمالا خوب می‌دانید که این دو، هدف مشترکی برای افزایش سود و بازدهی دارند. با وجود اینکه اهداف مشترکی در این سیستم‌ها وجود دارد؛ اما، نمی‌توان هر کدام را به جای دیگری، استفاده کرد.

در واقع انتخاب نرم افزاری که متناسب با اهداف کسب و کار و نیازهای عملکردی شما باشد، بسیار مهم و حیاتی است. انتخاب نرم افزار، پیچیده و زمان‌بر است. اگر انتخاب درستی نداشته باشید، در نهایت پول و زمان خود را تلف کرده‌اید؛ در غیر اینصورت با انتخاب درست، از مزایای آن بهره خواهید برد.

شاید به ظاهر این دو نرم افزار شبیه به یکدیگر باشند؛ اما، در مقایسه این دو متوجه می‌شوید که تفاوت‌های اساسی دارند. در واقع با آشنایی عملکرد هر یک از آن‌ها می‌توانید تصمیم درستی با توجه به اهداف کسب و کار خود بگیرید.

آشنایی با ERP

ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی نوعی نرم افزار است که کاربران می‌توانند به مجموعه‌ای از برنامه‌ها دسترسی داشته باشند. ماژول‌های ERP بر اساس عملکردهای کسب و کار از مواردی مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتریان، سیستم بهای تمام شده، حسابداری و.... تشکیل شده‌اند.

ثبت و گزارش‌گیری اطلاعات از یک پایگاه داده مشترک بین ماژول‌ها که نتیجه آن یکپارچگی سیستم خواهد بود، از ویژگی‌های مهم و اصلی ERP است. در ERP این امکان برای همه کاربران فراهم شده است که بتوانند با یک مجموعه داده مشترک کار کنند.

سیستم ERP، داده‌ها را به صورت لحظه‌ای(Real-Time) ارائه می‌دهد و این اطمینان به شما داده می‌شود که همه کارکنان در یک محیط مشابه با اطلاعات یکسان و به‌روز با نرم افزار کار می‌کنند. پایگاه داده مشترک تمامی شک و تردیدها را برطرف می‌کند؛ چراکه، کارمندان اطمینان دارند که همه افراد سازمان با اطلاعات یکسانی کار می‌کنند. چنین شرایطی به تصمیمات مطمئن‌تری برای کسب و کار کمک می‌کند.

در سیستم ERP کاربران به اطلاعات متمرکزی دسترسی دارند و این موضوع منجر به سهولت فعالیت‌ها و افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود. با این نرم افزار، کارکنان دیگر نیاز به وارد کردن مجدد اطلاعات مشابه در سیستم‌های مختلف ندارند و همچنین برای کسب اطلاعات مورد نیاز، لازم نیست به نرم افزارها یا بخش‌های مختلف مراجعه کنند.

ماژول‌های ERP گزارشات یکپارچه‌ای را برای شما مهیا می‌کنند تا تصویری جامع از عملکرد سازمان به شما ارائه شود. یکپارچه‌سازی برنامه‌ها یک بخش جدایی‌ناپذیر از ساختار ERP است.

آشنایی با BPM

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) شامل استراتژی‌ها و تکنیک‌هایی است که برای درک، بهبود و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شود.

BPM، به منظور بهبود فرایندها، کاربرد دارد. این نرم افزار برای سازماندهی، مدیریت و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار به کار گرفته می‌شود. سیستم‌های BPM،‌ ابزار مدل‌سازی برای طراحی و ویرایش روند چرخه‌ی کار را به کاربران ارائه می‌دهد.

ابزار مدل‌سازی فرایند، این اجازه را به کاربران می‌دهد تا توضیحات هر مرحله را وارد کنند و مخاطب را از اتفاقات دقیقی که در طی فرایند رخ می‌دهد، مطلع سازند. این مدل‌سازی باید دستورالعمل‌هایی برای چگونگی انجام کارها داشته باشد. این دستورالعمل‌ها ممکن است شامل قوانین سختگیرانه یا منعطف باشند. همچنین مدل‌سازی فرآیند، شامل توضیحی درباره فرآیند است که توجیه می‌کند چرا باید آن فرآیند در سازمان شما وجود داشته باشد و همچنین باید به طریق موجود و نه به روش دیگر انجام شود.

ERP در مقایسه با BPM

تمرکز ERP بر ماژول‌ها و کارکردها است.

 اگر تصور می‌کنید که این دو نرم افزار بسیار شبیه به یکدیگر هستند، اشتباه نمی‌کنید. با یک نگاه کلی، این دو عملکردی شبیه به یکدیگر دارند. با این وجود هر یک از این دو سیستم تفاوت‌های مهم کلیدی دارند. سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار ERP بیشتر بر ماژول‌ها و عملکردهای کسب و کار متمرکز هستند.

این موارد شامل مدیریت منابع انسانی، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتریان، سیستم بهای تمام شده، حسابداری و.... است. ERP، همچنین از طریق این ماژول‌ها ردیابی داده‌ها و بررسی گردش اطلاعات بسیار کاربردی است.

این نرم افزار به کارکنان این امکان را می‌دهد تا همه فعالیت‌های سازمان، از فروش تا رسیدگی به حقوق و دستمزد کارمندان را پیگیری کند. همچنین امکان گردش اطلاعات بین ماژول‌ها وجود دارد.

تمرکز BPM بر سفارشی‌سازی گردش کار است.

فرض کنید به یک نرم افزار برای مدیریت گردش کار منابع انسانی (HR) نیاز دارید. فروشنده ERP می‌تواند کل ماژول‌های منابع انسانی را در اختیار شما قرار دهد و اگر همه این ویژگی‌ها برای شما کاربردی نداشته باشد، قطعا برای شما پر هزینه خواهد بود. البته برخی شرکت‌های ارائه دهنده سیستم‌های ERP امکان انتخاب برخی از ماژول‌ها را براساس نیاز شما دارند و حتی فرآیندهای سفارشی شما را درون سیستم ERP پیاده‌سازی می‌کنند. شرکت پرشین ویژن اینطور عمل می‌کند.

سیستم BPM این امکان را به کسب و کار شما می‌دهد تا خودتان براساس نوع گردش کار، آن را مدل کرده و با سطحی از سفارشی‌سازی آن را اجرا و مدیریت کنید.

BPM و ERP هر دو دارای هوش تجاری هستند؟

هر دو نرم افزار با استفاده از KPI و گزارش‌های سفارشی، تحلیل‌هایی را فراهم می‌کنند. BPM می‌تواند اثربخشی فرایندهای خاص را ردیابی کند و ابزار هوش تجاری این سیستم یک دید کلی در خصوص زمان اجرای فرایند، وضعیت فرایند، تعداد فرایندهای بسته و باز ارائه می‌دهد.

نرم افزار ERP نه تنها امکان گزارش‌گیری از وضعیت فرآیندها را برای شما مهیا می‌کند بلکه ذخیره داده‌هایی که در طول هر فرآیند در جریان است و امکان تهیه انواع گزارشات از آن‌ها را نیز فراهم می‌کند.

ERP، مجموعه نرم افزاری است که داده‌ها را در یک سرور مرکزی ذخیره می‌کند. بنابراین، بخش‌های مختلف می‌توانند داده‌ها را وارد و همه را در یک قسمت ذخیره کنند. این شرایط یک دید کلی از شرکت و چگونگی ارتباط عملکردها به کاربران می‌دهد.

ERP یک دید کلی از سراسر سازمان به کاربران می‌دهد که نرم افزار BPM اینگونه نیست. همچنین داده‌های بیشتری را ذخیره می‌کند و امکان تجزیه و تحلیل گسترده در تمام عملکردهای شرکت را می‌دهد که نشان می‌دهد چگونه با یکدیگر مرتبط هستند.

آیا می‌توان از هر دو نرم افزار استفاده کرد؟

بسیاری از سردرگمی‌ها در خصوص این دو نرم افزار زمانی است که به صورت جداگانه استفاده می‌شوند. با این حال که شبیه به یکدیگر هستند؛ اما، عملکرد متفاوتی دارند. تفاوت این دو سیستم زمانی که با یکدیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد، کاملا مشخص می‌شود.

معمولا زمانی که ERP یک فرایند را به خوبی BPM مدیریت نمی‌کند، این نرم افزار در سیستم ERP بزرگ‌تر ادغام می‌شود. این شرایط اگر به درستی صورت نگیرد می‌تواند منجر به مشکلات زیادی در کسب و کار شما شود. به همین دلیل در شرکت پرشین ویژن در مراحل مختلف از جمله امکان‌سنجی و شناخت سازمان و همچنین در مرحله استقرار تمام تلاش‌های لازم برای پیاده‌سازی صحیح فرآیندها صورت می‌گیرد.

البته اگر این دو نرم افزار به درستی با یکدیگر ادغام شوند، می‌توانند سبب ارتقای یکدیگر یا رفع مشکلات هم شوند.

کدام یک از دو نرم افزار ERP و BPM برای کسب و کار شما مناسب است؟

اطلاعات و داده‌های عملکردی هر سازمان جز سرمایه‌های اصلی آن کسب و کار است. اگر به دنبال راه حلی هستید که عملکردهای کسب و کار شما را در کل سازمان با تمرکز زیاد بر ذخیره داده‌ها در یک پایگاه داده مشترک مدیریت کند، ERP نرم افزار مناسبی برای شماست. اگر بر فرایندهای خاصی متمرکز هستید که این فرآیندها هنوز به بلوغ نرسیده‌اند و بطور مداوم در حال تغییر هستند، نرم افزار BPM گزینه مناسب‌تری است.

این نکته را به یاد داشته باشید که اگر هر دوی این سیستم با یکدیگر استفاده شوند، یکدیگر را تقویت می‌کنند. اگر هر دوی این‌ سیستم‌ها برای شرکت نیاز باشد، مجبور به انتخاب تنها یکی از آن‌ها نیستید ولی معمولاً وجود یک نرم افزار ERP که نیازهای سازمان شما را تامین کند گزینه‌ی به صرفه‌تری است.