بهترین نرم افزار ERP را چگونه انتخاب کنیم؟

شرکت‌های متعددی نرم افزار ERP تولید می‌کنند. برخی از آنها همانند شرکت پرشین ویژن سال‌ها است که تولید کننده انواع نرم‌افزار از جمله نرم افزار پخش مویرگی و نرم افزار ERP هستند. برخی از فروشندگان نیز لایسنس شرکت های خارجی  تولید کننده نرم افزار را ارائه می‌کنند. از اینرو مشتریان محترم با انبوهی از تولیدکنندگان و عرضه کنندگان نرم افزار مواجه هستند که وجود این تعداد تولیدکننده و عرضه کننده، انتخاب بهترین نرم افزارERP  را برای مشتریان سخت و دشوار کرده است. در این مقاله با نگاهی به مقالات علمی تلاش کردیم معیارهای انتخاب نرم افزار را به صورت کلی و معیارهای انختاب نرم افزار ERP را به صورت خاص به مدیران و علاقمندان حوزه نرم افزار معرفی کنیم.

تفاوت‌ها و شباهت های نرم افزارهای ERP

در حال حاضر نرم افزارERP  تولید یا عرضه شده توسط تولیدکنندگان و عرضه کنندگان تحت لایسنس با یکدیگر شباهت‌ها و تفاوت‌هایی دارند. در واقع هر یک از تولیدکنندگان نرم افزار ERP را بر اساس یک یا چند معیار شاخص مختلف می‌توان بهترین تولید کننده نرم افزار ERP کشور قلمداد کرد. البته هیچ تولید کننده‌ای نیست که در تمامی معیارها از تمامی تولیدکنندگان برتر باشد. از سوی دیگر هر نرم افزار نیز در بخش‌های مختلفی از کسب و کار نظیر حسابداری، خرید، انبار یا فروش موفق‌تر و کامل‌تر عمل کرده است. برای مثال نرم افزار ERP پخش و تولید شرکت پرشین ویژن در سیستم و ماژول فروش بسیار کامل است از اینرو علاوه بر شرکت‌های تولیدی به عنوان یک نرم افزار پخش مویرگی برای شرکت‌های پخشی نیز مناسب است.

از سوی دیگر وجود نرم افزارهای مختلف و همچنین نقاط قوت و ضعف نرم افزارهای ERP موجود موجب شده است که هر یک از خریداران یا مشتریان بر اساس نیاز خود به یکی از تولیدکنندگان یا عرضه کنندگان خاص متمایل شده و یکی ازده‌ها نرم افزار موجود را انتخاب و آن را بهترین نرم افزار موجود معرفی کنند. البته تصمیم گیرندگان معمولاً در انتخاب خود به چند شاخص محدود نظیر قیمت نرم افزار، خدمات پشتیبانی یا تبلیغات دهان به دهان توجه و اشاره می‌کنند. اما پس از آن که پروسه و فرایند خرید نرم افزار تمام شد در مرحله استقرار یا حتی بهره برداری با واقعیت های موجود مواجه شده و به این ترتیب از خرید خود مایوس و یا ناامید می شوند. به این ترتیب نرخ موفقیت نرم افزار یک فروشنده یا تولید کننده خاص نیز تحت تاثیر انتخاب های ناقص قرار گرفته و در بازار بدنام می شود. این درحالی است که انتخاب ناقص یا توجه ناکافی به شاخص های اصلی خرید نرم افزارERP مهمترین علت عدم هماهنگی میان نیازهای مشتری و ویژگی های ارائه شده توسط تولید کننده است.

شاخص‌ها و معیارهای اصلی و فرعی انتخاب نرم افزار ERP

بر اساس مطالعات صورت گرفت می توان معیارها و شاخص های موجود برای انتخاب بهترین نرم افزار ERP را به دو دسته اصلی و چند دسته فرعی تقسیم کرد. در دسته بندی اصلی دو معیار یا شاخص قابل ارائه است. معیار اول، معیارهای مرتبط با نرم افزار یا سیستم تولید شده است که خود می‌تواند به چند معیار فرعی نظیر هزینه‌های مربوط به سیستم و زمان اجرا و نظایر آن تقسیم شود. معیار اصلی دوم، معیارهای مربوط به فروشنده نرم افزار است. که این شاخص را نیز می توان به چند شاخص فرعی تر همانند خوشنامی و توانایی فنی تقسیم کرد. در ادامه 25 شاخص قابل تامل در خصوص خرید نرم افزار ERP به تفضیل ارائه شده است.

بخش اول: معیارهای مرتبط با سیستم و نرم افزار ERP

شاخص‌های اصلی مرتبط با سیستم و نرم افزار ERP را می‌توان به صورت زیر فهرست کرد.

الف ) هزینه های مربوط به سیستم ERP

1. قیمت نرم افزار، همیشه قیمت خرید یکی از مهمترین دغدغه‌ها و نگرانی‌های خریداران نرم افزار است و در صورتیکه بودجه خرید محدود باشد این شاخص پررنگ تر هم می‌شود. البته توجه صرف به قیمت و عدم توجه به سایر شاخص‌ها می‌تواند احتمال شکست پروژه را افزایش دهد.
2. هزینه نگهداری نرم افزار ERP، هزینه پشتیبانی یکی دیگر از آیتم‌هایی هست که در هنگام خرید نرم افزار می‌بایست به آن توجه کرد. البته مبلغ و زمان شروع پرداخت هزینه‌های پشتیبانی درهر تامین کننده نرم افزارERP با سایرین متفاوت است. از اینرو سازمان نظام صنفی رایانه ای کشور در ابتدای هر سال تعرفه و نرخ ارائه خدمات رایانه‌ای را در قالب یک تعرفه نامه به تمامی واحدهای صنفی فعال در این حوزه ارائه می‌دهد که مبالغ ارائه شده در تعرفه نامه نظام صنفی رایانه ای  به عنوان مبنای قرارداد پشتیبانی توسط تمامی فعالان این حوزه مورد استفاده قرار می‌گیرد.   
3. هزینه های مشاوره، استقرار نرم افزار ERP شامل چندین مرحله است که بر اساس یک دسته بندی ساده می‌توان آن را به فازهای: تعریف پروژه، برنامه ریزی جهت نحوه اجرا، فاز شناخت و طراحی فرایندها، ارائه راهکار استقرار، عملیاتی کردن و آموزش، و تحویل نهایی تقسیم کرد. در برخی از پروژه‌های بزرگ و متوسط باید از مشاوران کارآزموه برای طراحی دقیق این مراحل استفاده کرد. که در این راستا برخی از شرکت‌های تولید کننده نرم افزار، خدمات مربوط به این مراحل را شخصاً انجام داده و هزینه های صورت گرفته را برای مشتری فاکتور می‌کنند. برخی دیگر نیز این خدمات را رایگان ارائه می‌دهند.
4. هزینه زیر ساخت، هزینه مورد نیاز برای خرید سخت‌افزارها و نرم افزارهای مورد نیاز برای اجرای پروژه یکی دیگر از شاخص‌هایی است که برای خرید نرم افزار ERP می‌بایست در نظر داشت. مبلغ لازم برای خرید سرورها، کلاینتها، مودم‌ها و سوئیچ‌ها و همچنین نرم‌افزارهای تخصصی مانند SQL server و Windows Server را باید به هزینه های خرید نرم افزار اضافه کرد. البته راه‌حل‌های ابری تا حدود زیادی می‌تواند هزینه‌های خرید نرم افزار را کاهش دهد.

ب ) زمان اجرای پروژه

5. زمان استقرار و توانایی مدیریت پروژه درسمت مشتری و شرکت، معمولاً برای استقرار نرم افزار ERP به 6 تا 9 ماه زمان نیاز است. با این حال میزان آمادگی مشتری و وجود تیم استقرار توانمند که تجربه کار در پروژه‌های متعدد را داشته باشند می‌توانند این زمان را کاهش دهند. عدم آمادگی در مشتری و ناتوانی کارشناسان استقرار و مدیریت پروژه یکی از مهمترین موانع و دلایل شکست پروژه‌های استقرار نرم افزار ERP است.

ج) کاربردی بودن نرم افزار

6. تکمیل بودن ماژول‌ها، این که ماژول‌ها یا زیرسیستم‌های مورد ادعای فروشنده در فاز طراحی قرار دارند یا این که واقعاً تولید و تست شده باشند شاخص مهمی در انتخاب نرم افزار است. برخی از تولیدکنندگان هنوز در فاز تحلیل و طراحی ماژول قرار دارند اما ادعا دارند که ماژول یا زیر سیستم پیشنهادی آنان با نیاز مشتریان سازگار است.
7. تناسب ماژول ها با نیازهای مشتری، برخی از تولیدکنندگان نرم افزار، ماژول‌ها را به صورت اختصاصی طراحی می‌کنند. در این وضعیت برای سازگاری ماژول مورد ادعا با نیازهای مشتری می‌بایست تغییرات زیادی بر روی نرم افزار اعمال کرد. در حالیکه برخی از تولیدکنندگان تنها با چند تغییر جزئی و تنظیم پارامترها، نرم افزار ERP را با نیازهای مشتری سازگار و هماهنگ می‌کنند.
8. امنیت، این شاخص خود شامل چند زیر شاخه دیگر شامل: انطباق پذیری ماژول ها با نیاز کاربران، چند زبانه و چند ارزی بودن، دسترسی‌های مدیریتی و محافظت از پایگاه داده است. که هر یک می‌تواند با جزئیات بیشتری توسط مشتری مورد نظر قرار گیرد.

د) کاربرپسند بودن نرم افزار ERP

9. سادگی در کاربرد، این معیار را می‌توان با شاخص‌هایی نظیر رابط گرافیکی زیبا، مراحل اجرای گام به گام فرایندها یا کانبان و ارائه بازخورد در هر مرحله اندازه گیری کرد. برای مثال آیا در هر مرحله پیام مربوط به خطا یا ذخیره سازی به کاربر نمایش داده می‌شود یا خیر.
10. یادگیری آسان، یکی از مهمترین شاخص‌های پذیرش یا عدم پذیرش نرم افزار از طرف کاربران، و به تبع آن شکست یا موفقیت نرم‌افزار، امکان یادگیری سریع و آسان آن است. وجود هلپ یا مستندات و از همه مهمتر وجود آموزش برخط می‌تواند یکی از مهمترین شاخص‌های مورد توجه در انتخاب و خرید نرم افزار ERP باشد.

و) انعطاف پذیری  نرم افزار

11. قابلیت بروز رسانی، یکی از ویژگی‌های فنی مورد نظر در انتخاب نرم افزار قابلیت بروز رسانی آن است. در واقع برخی از برنامه‌های نرم افزاری با زبان‌هایی نوشته می‌شوند که دیگر توسط ارائه دهنده پشتیبانی نمی‌شود یا تعداد برنامه نویسان آن محدود است. یا این که نسل جدید برنامه نویسان علاقه‌ای به فعالیت و ادامه کار در آن حوزه نشان نمی‌دهند. از اینرو امکان پشتیبانی یا تغییرات نرم افزار خریداری شده در آینده محدود می‌شود.
12. ادغام آسان، در برخی از مواقع، مشتری در حال حاضر از نرم افزار خاصی استفاده می‌کند و قصد کنار گذاشتن آن را نیز ندارد. از اینرو مایل است نرم افزار جدید توانایی برقراری ارتباط با نرم افزار پیشین را داشته باشد. از اینرو باید به امکان برقراری اتصال میان دو نرم افزار توجه کرد.
13. توسعه در سیستم عامل پیشین، علاوه بر امکان ارتباط با نرم افزار پیشین، باید امکان ارتباط با سیستم عامل‌های متعدد را نیز در نظر گرفت. در واقع برخی از نرم افزارها تحت سیستم عامل لینوکس کار می‌کنند. یا برخی از شرکت‌ها به دلایلی بر استفاده از سیستم عامل لینوکس تاکید می‌کنند. از اینرو باید بررسی کرد که دو نرم افزار در دو سیستم عامل متفاوت، آیا امکان همکاری با یکدیگر را دارند یا خیر؟

ز) قابلیت اطمینان

14. ثبات در نرم افزار، وجود (عدم وجود) و ظهور باگ‌های قدیمی و جدید در زمان اجرای یک برنامه یک شاخص بسیار مهم در انتخاب نرم افزار است. بروز و مشاهده باگ‌های مکّرر، متعدد و ناشناخته کاربران را عصبی کرده و میزان پذیرش و در نهایت موفقیت نرم افزار را محدود می‌کند.
15. توانایی بازیابی داده ها، از دست رفتن داده‌ها و عدم بازیابی آنها یک فاجعه تمام عیار است. امکان بازیابی سریع داده‌ها و یا وجود قابلیت‌ها و برنامه‌های پشتیبان‌گیری منظم و مطمئن را باید در خرید نرم افزار در نظر گرفت.

بخش دوم: معیارهای مرتبط با فروشنده نرم افزار ERP

مهمترین شاخص‌های فرعی قابل استفاده برای ارزیابی فروشنده نرم افزار ERP عبارتند از :

الف) خوشنامی

16. اندازه فروشنده، در اندازه گیری این شاخص می‌توان از میزان مبلغ فروش شرکت یا تعداد نفرات نیروی انسانی آن استفاده کرد.
17. شرایط مالی فروشنده، هرچه قدر توانایی مالی یک شرکت بیشتر باشد اطمینان نسبت به توانایی آن افزایش می‌یابد. مالکیت ساختمان‌ها، اندازه آنها، یا محل قرار گیری جغرافیایی یک شرکت می‌تواند یک شاخص مناسب برای اندازه گیری این معیار باشد.
18. سهم بازار، می‌توان بر اساس تعداد مشتریان مهم شرکت یا با نظرخواهی از مشتریان فعلی و یا سایت‌های مرجع این شاخص را به طور نسبی محاسبه کرد.

ب) توانایی فنی

19. توانایی تحقیق و توسعه، در اندازه گیری این شاخص می‌توان به مواردی نظیر تعداد و بازه زمانی بروز رسانی‌های مفید یا ویژگی‌های جدید اضافه شده به نرم افزار استناد کرد. البته باید توجه کرد که تعداد آپدیت‌های ارائه شده می‌تواند به صورت معکوس نیز عمل کرده و یک نقطه ضعف برای نرم افزار و تولیدکننده محسوب شود.
20. خدمات پشتیبانی فنی، یکی از شاخص‌های متداول و مرسوم در تصمیم گیری برای خرید نرم افزار، کیفیت خدمات پشتیبانی فنی است. در این خصوص در آمریکا و اروپا، دو مدل معروف برای سنجش رضایت مشتری ارائه شده است که در آمریکا مدل American Customer Satisfaction Index و در اروپا از مدل European Customer Satisfaction Index نامیده می‌شود. اندازه‌گیری سالیانه و ارائه گزارشات مربوطه درخصوص رضایت مشتری که با این مدل‌ها صورت می‌گیرد انتخاب را برای تصمیم گیرندگان آمریکایی و اروپایی را ساده می‌کند. لکن در کشور ما مرجع مستقلی برای اندازه‌گیری و گزارش شاخص ملی رضایت مشتری به خصوص در حوزه نرم افزار وجود ندارد. با این حال با پرس و جو از مشتریان فعلی می‌توان میزان رضایت آنها از خدمات پشتیبانی فنی را بدست آورد.  
21. توانایی استقرار، شاخص توانایی استقرار از طرف تولید کننده، یک شاخص کلّی است. می‌توان این معیار یا شاخص را با معیارهای فرعی دیگری نظیر سرعت عمل در زمان استقرار، تعداد کارشناسان استقرار، دانش فنی کارکنان و در نهایت توانایی آنان در تعامل با سایر ذینفعان اندازه گیری کرد.

ج) خدمات

22. گارانتی، وجود یا عدم وجود گارانتی یکی دیگر از شاخص‌های مناسب برای انتخاب نرم افزار ERP است. هرچند که وجود گارانتی، مبلغ آن و مدت زمان ارائه آن به عنوان یک عامل ترفیع فروش نیز در گرفته می‌شود. و تولیدکنندگان مختلف در این خصوص بر روی بازه زمانی آن مانورهای تبلیغاتی بسیاری می‌دهند.
23. خدمات مشاوره، در خصوص خدمات مشاوره می‌توان مشاوره را در فازهای مختلف از جمله تولید تا بهره برداری نرم افزار به مشتری ارائه کرد. از اینرو در هنگام تصمیم‌گیری در خصوص دریافت مشاوره از تولیدکنندگان می‌بایست در نظر داشت که در کدامیک از مراحل بهره برداری از نرم افزار به خدمات مشاوره نیاز است و آیا تولیدکننده در این حوزه ها توانایی ارائه مشاوره را دارد یا خیر؟
24. خدمات آموزش، در خصوص آموزش‌های دریافتی از تولیدکننده، می‌توان به دوره های آموزشی و وجود مستندات آموزشی به روز و همچنین فایل‌های سمعی و بصری موجود و با کیفیت اشاره کرد. امکان آموزش برخط در دوره پشتیبانی از زیر شاخص‌های مهم این معیار محسوب می‌شود.
25. سرعت ارائه خدمات، زمان ارائه خدمات، ساعت کار واحد پشتیبانی، روزهای فعالیت واحد پشتیبانی، ارائه خدمات پشتیبانی در روزهای تعطیل و سرعت اعزام کارشناس حضوری و هزینه های مربوط به اعزام کارشناس از معیارهایی است که می‌تواند در هنگام خرید یک نرم افزار ERP مورد نظر قرار گیرد.

در صورت نیاز به آشنایی با شرکت پرشین ویژن یا نرم افزار ERP  یا نرم افزار پخش مویرگی ویژن می توانید فرم درخواست دمو را تکمیل کنید یا ویژن تماس بگیرید. کارشناسان ما در کمترین زمان ممکن پاسخگوی سئوالات شما خواهند بود.

برای مطالعه بیشتر به مقاله زیر نگاه کنید.

Chun-Chin Wei, Chen-Fu Chien, Mao-Jiun J. Wang, An AHP-based approach to ERP system selection, International Journal of Production economics, 96, 2005, pp47-62