تغییر فرهنگ سازمانی در راستای استقرار ERP

فرهنگ سازمانی ایده‌آل برای انطباق با ERP چه مولفه‌هایی دارد و چطور باید به این مولفه‌ها دست یافت؟

در هر سازمانی، ارزش‌ها، انتظارات و الگوهای موفقی وجود دارند که برای کارکنان مانند یک راهنما عمل می‌کنند؛ همان چیزی که ما به عنوان فرهنگ سازمانی می‌شناسیم.

شما چه از این مسئله آگاه باشید چه نباشید، فرهنگ سازمانی در موفقیت استقرار ERP در سازمان شما اثرگذار است، به طوری که تحول اصلی پس از استقرار ERP، و در بیشتر مواقع موفقیت پروژه‌ی ERP، تغییر و تحول در فرهنگ سازمانی است؛ البته این موضوع اصلاً کار آسانی نیست!

از مولفه‌های یک فرهنگ سازمانی ایده‌آل که منطبق بر ERP باشد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کارکنان تغییرپذیر هستند و با اشتیاق از تغییرات استقبال می‌کنند.
• کارکنان به مدیران و روش رهبری سازمان اعتماد دارند.
• همکاری و کار تیمی بین کارکنان به خوبی صورت می‌گیرد.

بازنگری و تغییر نگرش و باورها برای رسیدن به این ایده‌آل‌ها می‌تواند چالش برانگیز باشد. از همین رو ما در این مطلب قصد داریم نکاتی برای دستیابی به این مولفه‌ها، با شما به اشتراک بگذاریم.

عدم انطباق فرهنگ سازمانی با ERP چه خطراتی دارد؟

زمانی که فرهنگ سازمانی با استراتژی‌های دیجیتال شما همسو نباشد، چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ اجازه دهید براساس سه مولفه‌ای که در بالا ذکر شد، چندین مورد از مشکلاتی که ممکن است با آن مواجه شوید را بررسی کنیم.

۱. تصمیمات استخدامی ضعیف

عدم انطباق فرهنگ‌سازمانی با استراتژی‌های دیجیتال، ممکن است منجر به انتخاب اشتباه در استخدام منابع برون سازمانی شود. برای مثال ممکن است زمانی که در حال تجهیز و تخصیص منابع مورد نیاز یک پروژه هستید، تفاوت فرهنگی منابع‌انسانی جدید با منابع انسانی که پیش از این با فرهنگ سازمانی قبلی شما سازگار بوده‌اند، اختلافاتی را به وجود آورد که به پروژه شما آسیب بزند.

۲. تاثیرگذار نبودن مدیریت بر بهره‌وری

بازخورد مدیریتی سازنده می‌تواند مسائل و مشکلات را حل کند، چالش‌ها را برطرف کند و نقاط درد سازمان را اصلاح کند. با این حال، این بازخوردها زمانی کارآمد هستند که شنیده شوند و به آن‌ها توجه شود.

ناهماهنگی فرهنگی می‌تواند به این معنا باشد که کارکنان بازخورد شما را نادیده می‌گیرند. در نتیجه، آن‌ها به سمت اهدافی حرکت می‌کنند که با پروژه شما مرتبط نیستند یا حتی در تضاد هم هستند.

۳. عدم شناخت کارکنان

براساس یک مطالعه در کشور آمریکا، 40 درصد از کارکنانی که عملکرد، مهارت و خدمات‌شان توسط سازمان بیشتر و بهتر شناخته شده‌ بود، انرژی بیشتری را صرف کار خود کرده‌اند و البته 52 درصد از کارکنان معتقد بودند، سازمان، شناخت کافی از عملکرد و مهارت آن‌ها ندارد و به همین دلیل پاداش عادلانه‌ای برای خدمات خود در راستای رسیدن سازمان به اهدافش دریافت نکرده‌اند.

زمانی که فرهنگ و استراتژی دیجیتال در راستای یکدیگر باشند، شناخت و آگاهی نسبت به کارکنان و عملکردشان و پیرو آن پرداخت پاداش و قدردانی از کسانی که در مسیر مثبت و هم‌راستا با چشم‌انداز و ماموریت شرکت قدم بر می‌دارند، کار آسانی خواهد بود؛ در نتیجه کارکنان تشویق می‌شوند تا برای سازمان ارزش‌آفرین باشند و کمتر نارضایتی، کاهش بهره‌وری و عملکرد ضعیف در سازمان به چشم می‌خورد.

ارتباط بین فرهنگ سازمانی و مدیریت تغییر(Change Management)

هم مدیریت فرهنگ سازمانی و هم مدیریت تغییر در سازمان، پتانسیل راهبری پروژه استقرار ERP را در سازمان شما دارند. نکته کلیدی آن است که مطمئن شوید جریان اطلاعات بین این دو به درستی صورت می‌گیرد.

چند نکته برای اثرگذاری و هماهنگی بیشتر این دو نگرش مدیریت وجود دارد:

۱. فرهنگ سازمانی فعلی خود را به خوبی بشناسید.

ابعاد فرهنگی متفاوت و مختلفی وجود دارد که می‌تواند اثرگذاری مدیریت تغییر را در سازمان شما تحت تاثیر قرار دهد. هر چه سازمان شما بزرگ‌تر باشد این تفاوت‌های فرهنگی بیشتر به چشم می‌آیند. برای مثال برخی از این تفاوت‌ها در موارد زیر مشاهده می‌شود:

• قاطعیت (جسارت یا مصمم بودن) کارکنان
• سطح واکنش یا برخورد عاطفی کارکنان
• تفکر فردی در مقابل تفکر جمعی
• فاصله قدرت(برابری در مقابل نابرابری) و نوع نگرش به عدالت سازمانی
• نحوه نگرش به موضوع بهره‌وری
• ترس از بی‌ثباتی و عدم اطمینان

درک برخی از این موارد ممکن است نسبتاً آسان باشد. به عنوان مثال، در برخی از فرهنگ‌های سازمانی ممکن است به فردگرایی بیش از جمع‌گرایی ارزش داده شود و برعکس. با این حال، برخی از این تفاوت‌های فرهنگی هم وجود دارند که ممکن است قبلاً در نظر نگرفته باشید، مانند قاطعیت کارکنان براساس(اعتماد به نفس‌شان یا فرهنگ و شخصیت فردی که دارند.)

رصد کردن این بعد فرهنگی در سازمان می‌تواند دشوار باشد؛ اما، نشانه‌هایی از آن در محیط کار وجود دارد. شرکت‌هایی که با سطح پایینی از قاطعیت کارکنان درگیر هستند معمولاً شاهد عدم شفافیت جریان اطلاعات یا حتی عدم به اشتراک‌گذاری اطلاعات هستند. کارکنان بیشتر ظواهر امر را حفظ می‌کنند و برقراری ارتباط بین کارکنان و تیم‌ها فعالانه نیست. در این شرکت‌ها معمولا دستورالعمل‌ها و فرآیندها و وظایف، شفاف و صریح نیستند و در نتیجه خروجی و گزارشات هم معمولاً نسبی و غیرقابل اندازگیری هستند. در چنین شرایطی بهبود و مدیریت امور دشوار است و با ساختارهایی که سیستم‌های دیجیتال در اختیار مدیران قرار می‌دهند فاصله قابل توجهی دارند.

قبل از اینکه بتوانید تغییری در فرهنگ سازمانی خود ایجاد کنید، باید عواملی را بشناسید که بر فرهنگ فعلی شما تأثیرگذارند. در بیشتر موارد، یک فرهنگ سازمانی در طیفی از این ابعاد قرار می‌گیرد. به عنوان مثال، کارکنان شما ممکن است به طور کلی از "عدم قطعیت" اجتناب نکنند، اما ممکن است در ظاهر هم آن را کاملاً نپذیرند. مواردی که مطرح شد، تنها تعداد کمی از ابعاد مختلف فرهنگی بود که ذکر کردیم و قطعاً این ابعاد می‌توانند بی‌شمار باشند. مشاهده فرآیند تغییر از این منظر، به شما کمک می‌کند تا یک برنامه جامع تدوین کنید که موانع فرهنگی مربوطه را برطرف کند.

۲. اهداف فرهنگ سازمانی خود را شفاف‌سازی کنید

برای تغییر فرهنگ سازمانی، ساختار سازمان باید به گونه‌ای باشد که ارائه و دریافت بازخورد در تمامی سطوح رهبری سازمان میسر باشد.

این ساختار و فرآیند باید از مدیران اجرایی شروع شود. مدیران باید تعریف دقیقی از آنچه که شما در راستای ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت فعالیت می‌کنید، داشته باشند. مستندسازی فعالیت‌ها و نوع ارتباط آن‌ها با چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌های سازمان بسیار مهم است. همچنین این مستندات باید به گونه‌ای با کارکنان به اشتراک گذاشته شوند که دسترسی به آن‌ها برای همه آسان باشد. در پایان متعهد شوید که حداقل یکبار در سال این مستندات را بازبینی کنید و براساس استراتژی‌های جدید سازمان و تغییرات مورد نیاز، این مستندات را به روزرسانی کنید.

۳. ارتباط مدیران ارشد و مدیران میانی را تسهیل کنید

زمانی که اهداف مشخص شدند، وقت آن است که با مدیران ارشد و میانی سازمان در خصوص این موارد گفتگو کنید. ممکن است مدیران ارشد بخواهند از طریق ایمیل با دیگر مدیران ارتباط برقرار کنند؛ اما، باید زمانی برای برگزاری جلسه و برقراری ارتباط به صورت حضوری تخصیص دهید. این موضوعی نیست که بتوان از طریق مکاتبات ایمیلی به سرانجام رساند.

برگزاری یک جلسه حضوری، بستری فراهم می‌کند تا پرسش و پاسخ‌های احتمالی و به اشتراک‌گذاری بازخوردها سریع‌تر و بهتر صورت گیرد. اما در این جلسه حضوری مدیران ارشد و میانی سازمان درباره چه موضوعاتی گفتگو خواهند کرد؟ برخی از آن‌ها عبارتند از:

• کدام فرآیندهای داخلی برای دستیابی به اهداف استراتژیک و حفظ مزیت رقابتی ما نیاز به بهبود دارند؟
• انتظارات مشتریان سازمان چیست و آیا با محصولات یا خدمات سازمان انتظارات مشتریان برآورده می‌شود؟
• آیا کارکنان سازمان در مهارت‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف شرکت آموزش دیده‌اند؟
• آیا کارکنان به تیم مدیریت و رهبری سازمان اعتماد دارند؟
• آیا ما قادر هستیم در هر زمان بهره‌وری شرکت را در امور اقتصادی  اندازه‌گیر‌ی کنیم؟

پس از بحث و گفتگو در خصوص این نکات، مدیران می‌توانند با توجه به فرهنگ جدید سازمان با سرپرستان و مدیرانی که بیشتر درگیر امور اجرایی هستند ارتباط برقرار کنند. تجربه نشان داده که، پس از اطمینان از انتقال و تبیین فرهنگ جدید، بهتر است کمی دست این مدیران و سرپرستان را در نحوه اجرا و پیاده‌سازی تغییر باز بگذارید.

۴. با سرپرستان ارتباط برقرار کنید

مدیران ارشد و مدیران میانی می‌توانند روزها در خصوص استراتژی و تغییرات فرهنگ سازمانی، بحث و گفتگو کنند اما در پایان هر جلسه، این سرپرستان هستند که باید فرهنگ جدید را به کارکنان منتقل کنند و مطمئن شوند تغییرات با موفقیت انجام شده است و کارکنان پس از این تغییرات هنوز در راستای اهداف شرکت هماهنگ عمل می‌کنند.

برای انجام این موضوع، سرپرستان باید اولاً اهداف شرکت را به خوبی درک کرده باشند و آگاه باشند که کدام تاکتیک‌ها در مسیر تغییر در اولویت هستند، سپس از طریق تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI، جهت رصد، سنجش و بهبود عملکرد کارکنان استفاده کند. مرحله بعد به اشتراک گذاشتن این گزارشات با مدیران ارشد است تا بتوانند برای بهبود KPI ها راهکارهای استراتژیک دریافت کنند.

در حالی که مدیران، بخش اساسی فرآیند تغییر هستند، اما تجربه نشان داده در طول فرآیند تغییر فرهنگ سازمانی، بیشترین تغییر و برکناری و حذف در بین آن‌ها اتفاق می‌افتد. به همین جهت شفافیت در گردش اطلاعات نکته کلیدی است چرا که ممکن است برخی مدیران برای حفظ جایگاه خود برخی از اطلاعات را با تحریف و یا نه چندان شفاف در اختیار سازمان قرار دهند.

فرهنگ شرکت را در مسیر درستی تغییر دهید

تغییر هرگز آسان نیست. زمانی که قصد دارید تغییراتی را در فرهنگ سازمان ایجاد کنید، سختی این موضوع را بیشتر احساس می‌کنید. تغییر فرهنگ سازمانی می‌تواند فرآیند زمان‌بری باشد؛ اما، ممکن است برای استقرار و اجرایی کردن یک سیستم مدیریت و برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP اجتناب ناپذیر باشد.

برای راه‌اندازی و استقرار یک سیستم ERP و حرکت به سوی دیجیتالی شدن، زمانی که مطمئن شدید، اهداف درستی دارید و مانعی برای اهداف‌تان نیست، می‌توانید مطمئن باشید که در حال پیشرفت هستید.

کارشناسان پرشین ویژن می‌توانند به شما در مسیر این تغییر مشاوره دهند. برای این منظور می‌توانید فرم درخواست مشاوره و دمو ERP را تکمیل کنید تا در اسرع وقت با شما تماس بگیریم.