چالش های نرم افزار ERP : گزارشی از عربستان سعودی

زمان مورد نیاز برای مطالعه : 5 دقیقه

اگر یک شرکت مایل است که در سطح جهانی فعالیت کند پش می بایست فرایندها و ساختارهای خود را نیز همانند یک شرکت  World Class طراحی و پیاده سازی کند. بدین منظور نیز به فناوری اطلاعات به عنوان ستون فقرات و محور اصلی فعالیت‌های خود نیاز دارد. برای این کار  نرم‌افزار ERP که یک سیستم جامع برنامه ریزی و مدیریت  منابع سازمانی است می‌تواند مناسب باشد. زیرا این نرم افزار تمامی نیازهای اصلی شرکت را برآورده می‌کند. از اینرو اگر شرکتی درصدد جهانی شدنی است باید به دنبال استقرار نرم‌افزار ERP باشد. در واقع نرم افزار جامع برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمانی دارای مزایای متعددی از جمله ادغام فرایندها، پردازش به هنگام داده ها، حذف داده‌های مازاد و کاهش عملیات‌های غیرضروری و در نهایت دست یابی به اطلاعات قابل اعتماد است که تمامی این مزایا به واسطه طراحی خاص نرم افزار ERP که بر اساس الگوبرداری از بهترین شرکت‌ها بدست آمده است حاصل می‌شود. از اینرو می‌تواند موجب ایجاد مزیت رقابتی شده و ورود و رقابت در بازارهای جهانی را برای شرکت‌ها تسهیل و ممکن کند. لکن استفاده و استقرار ERP نیز بدون چالش و مساله نیست. از اینرو در این مقاله چالش های استقرار ERP را ارائه کرده و برای این کار از گزارش موجود در خصوص چالش های استقرار نرم افزار در کشور عربستان سعودی کمک گرفتیم. 

نرخ استفاده از ERP در شرکت های بزرگ دنیا

در دنیا شرکت های بی شماری هستند که نرم افزار ERP را تولید کرده و استقرار می‌دهند. از سوی دیگر مهم است که یک شرکت فعال در سطح بین المللی نیز نرم افزار جامع برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمانی را در اختیار داشته باشد. در این راستا شواهد نشان می‌دهد که بیش از 90 درصد از شرکت‌های موجود در لیست فورچون 100 از انواع مختلف نرم افزار ERP استفاده می‌کنند. همچنین بر اساس تحقیقی که در سال 2000 در ایالات متحده آمریکا صورت گرفت در حدود 75 درصد شرکت های آمریکایی از انواع مختلف نرم افزار ERP استفاده می‌کنند. در واقع موج استفاده از این نرم افزار در دهه 1990 در آمریکا شروع شد و اکنون حتی شرکت های در مقیاس کوچک و متوسط یا SME ها نیز درصدد استفاده از نرم افزار ERP هستند.

مزایای نرم افزار ERP

اگرچه استقرار نرم افزار ERP یک فرایند وقت گیر و چالشی است که نیازمند منابع مالی فراوان  نیز هست با این حال مزایای ناشی از استقرار نرم افزارERP  ، هزینه های انجام شده برای آن را به راحتی و به سرعت جبران می‌کند. در این راستا از مزایای استقرار نرم افزار جامع برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمانی می‌توان به کاهش هزینه‌ها، کاهش موجودی انبار، افزایش رضایت مشتری، افزایش شفافیت مالی، ردیابی سریع و آنلاین مواد و کالا در مدیریت تولید و در نهایت اثربخشی سازمان اشاره کرد.

چالش های استقرار نرم افزار ERP

شواهد نشان می‌دهد که برخی از عوامل و فاکتورها می‌توانند در مسیر استقرار نرم افزارجامع برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمانی چالش ایجاد کرده و احتمال موفقیت در مراحل استقرار نرم‌افزار را کاهش دهند که از میان موانع استقرار نرم افزار ERP می‌توان به موانع فرهنگی، مسائل مربوط به تفاوت‌های زبانی، خواسته‌های متعدد و متناقض مشتریان و کاربران، سیاست‌های داخلی شرکت، سبک مدیریت ارشد و الزامات قانونی موجود در فضای کسب و کار شرکت اشاره کرد.

گزارش بکارگیری نرم افزار ERP  در عربستان سعودی

تحقیقات متعددی در خصوص ارزیابی مزایای حاصل از نرم‌افزار ERP هم در کشورهای صنعتی و هم در کشورهای در حال توسعه انجام شده است. برخی از این تحقیقات به صورت منطقه‌ای نظیر اتحادیه اروپا و آسیا و برخی دیگر نیز به صورت کشوری همانند چین و مالزی صورت گرفته است. برخی دیگر نیز به بررسی استقرار نرم افزار در حوزه های صنعتی نظیر بهداشت، بانکداری، مدیریت تولید و نظایر آن پرداخته است. در مقاله حاضر گزارش مربوط به اجرای نرم افزار ERP در کشور عربستان سعودی به خوانندگان محترم ارائه شده است.

گفتنی است که اقتصاد کشور عربستان سعودی، بسیار قوی و با ثبات است با این حال، کاملاً به نفت و نیروهای انسانی ماهر خارجی وابسته است. این کشور تحت مقررات سختگیرانه مذهبی یک کشور اسلامی اداره می‌شود و زبان عربی دارای محدودیت‌های زیادی جهت یک زبان فنی است. فرهنگ کسب و کار تمزکرگرا و تحت رهبری اتوکراتیک و دیوان سالاری شدید است. از سوی دیگر مدار و مدیریت در این کشور محدود بوده و مدیران آن با پدیده ابهام مساله دارند و آن را تحمل نمی‌کنند. همچنین معمولاً در برابرتغییر، نوآوری و استقلال عمل کارگزاران مقاومت می‌کنند. از اینرو در زمان استقرار نرم افزار ERP باید به ویژگی‌های خاص فرهنگی موجود در کشور پادشاهی عربستان سعودی توجه کرد.

عرضه کنندگان اصلی نرم افزار ERP در عربستان سعودی

داده‌های یک تحقیق که در سال 2014 منشتر شد نشان می‌دهد که تا این سال حدود 76 درصد شرکت های عربستانی قبلاً نرم افزار ERP را مستقر کرده و 20 درصد نیز در حال استقرار آن بودند. این داده‌ها نشان می‌دهد که کشور پادشاهی عربستان سعودی یک از بزرگترین مشتریان نرم افزار جامع برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمانی است و نسبت استقرار نرم افزار ERP در این کشور حتی از اتحادیه اروپا نیز بالاتر است. گفتنی است که رقابت اصلی در این کشور میان دو شرکت SAP با سهم بازار 34 درصد و شرکت Oracle با سهم بازار 36 درصدی در جریان است. در واقع این دو شرکت در حدود 70 درصد بازار نرم‌افزار این کشور را در اختیار دارند. علاوه براین استقرار نرم افزار در عربستان سعودی شدیداً به نیروی انسانی ماهر خارجی وابسته است. این در حالی است که در اتحادیه اروپا جای شرکت Oracle را شرکت نرم افزاری Infor پر کرده است و در اتحادیه اروپا اقبال بیشتری به این تولید کننده وجود دارد.

زیر سیستم‌های اصلی خریداری شده در عربستان سعودی

در میان ماژول‌های خریداری شده عربستانی نیز بیشترین اقبال به ترتیب به سیستم مالی نرم افزار ERP ، نرم افزار منابع انسانی و در جایگاه سوم  نرم افزار پخش و توزیع است. نرم افزار مدیریت تولید و در نهایت نرم افزار ارتباط با مشتری نیز در جایگاه‌های چهارم و پنجم قرار دارند. درگاه شرکت و هوش تجاری یا BI نیز در این کشور مورد استفاده قرار می‌گیرند لکن سهم این دو نسبت به سایر ماژولهای ERP کمتر است.  

نرخ موفقیت استقرار نرم افزار ERP در عربستان

موفقیت یا شکست یک واژه کاملاً ذهنی است از اینرو اندازه گیری آن چندان هم ساده نیست. در واقع تفاوت دیدگاه می‌تواند شکست یا موفقیت را متفاوت معنا کند. برای مثال با تفاوت دیدگاه، یک نفر استقرار نرم افزار را شکست و دیگری همان استقرار را موفقیت توصیف می‌کند. در این راستا موفقیت یا شکست را به سه گروه شامل موفقیت کامل، موفقیت نسبی و شکست کامل دسته بندی می‌کنند. در زمان تهیه این گزارش گفته می‌شد که یک سوم تا یک پنجم کل پروژه های فناوری اطلاعات در کشورهای صنعتی در گروه شکست کامل قرار می گیرد. یک سوم تا سه پنجم نیز در گروه موفقیت نسبی و در نتیجه یک مقدار ناچیز در گروه موفقیت کامل قرار دارند. موفقیت نیز بر اساس شاخص‌هایی نظیر دست‌یابی به مزایای قول داده شده در فاز بهره برداری از نرم افزار اندازه گیری می‌شود.

در این راستا برخی معتقدند که مدیریت یک شرکت، مزایای حاصل از نرم افزار ERP را در 5 بعد عملیاتی، مدیریتی، راهبردی، فراساختارهای فناوری اطلاعات و در نهایت سازمانی درنظر می‌گیرد. البته اندازه گیری موفقیت بر اساس این 5 بعد کار ساده ای نیست. برخی نیز معتقدند به جای مدل 5 بعدی پیشین می‌توان موفقیت نرم افزار را بر اساس رضایت کاربران اندازه گیری کرد که شامل مجموعه‌ای از احساسات و نگرش ها نسبت به نرم افزار است. در واقع این دسته از صاحب‌نظران، رضایت کاربران را شاخص موفقیت نرم افزار می‌دانند. بر اساس مدل اخیر میزان موفقیت استقرار نرم افزار ERP در کشور عربستان نسبت به سایر کشورها بسیار بالاتر است. در واقع بر اساس مدل رضایت کاربران و بدون در نظر گرفتن اندازه سازمان، یک چهارم کل پروژه های فناوری اطلاعات موجود در کشور عربستان کاملاً موفق بوده است. از سوی دیگر میزان نرخ شکست کامل در حدود 7 درصد گزارش شده است که یک سوم میزان شکست پروژه‌های نرم افزاری در اتحادیه اروپا است. در کل می‌توان گفت که بیش از دو سوم پروژه‌های نرم افزاری از جمله استقرار نرم افزار ERP در کشور عربستان در دو گروه موفقیت کامل و موفقیت نسبی قرار می‌گیرند.

نقش رهبران در نرخ موفقیت استقرار نرم افزار ERP

یکی از سئوالاتی که در زمان استقرار نرم افزار جامع برنامه‌ریزی و مدیریت منابع سازمانی وجود دارد این است که چه فردی باید مسئولیت استقرار را در سازمان بر عهده بگیرد. آیا استقرار نرم افزار بر عهده مدیریت شرکت است یا مدیر فناوری اطلاعات یا مدیر IT باید مسئول استقرار نرم افزار باشد. در تحقیق انجام شده مشخص شده است که در شرکت‌های مورد بررسی در 40 درصد مواقع مدیر ارشد شرکت، در 35 درصد موارد مدیر IT و در 25 درصد باقیمانده، مشاور بیرونی وظیفه استقرار نرم افزار را برعهده داشته است. شواهد نشان می‌دهد در شرکت‌هایی که مدیریت ارشد وظیفه استقرار نرم افزار را برعهده می‌گیرد میزان موفقیت نرم افزار در حدود 80 درصد است. این نرخ برای مشاور و مدیر فناوری اطلاعات به ترتیب 68 درصد و 52 درصد است. به عبارت دیگر در صورت واگذاری مسئولیت استقرار به مدیر فناوری اطلاعات، شانس موفقیت پروژه 50 درصد است. علاوه بر این بهتر است در فازهای شروع و برنامه ریزی استقرار، یک برنامه تغییر در شرکت طراحی و مستقر شود تا بیشترین میزان همکاری از طرف کارکنان جهت موفقیت پروژه وجود داشته باشد.

عوامل کلیدی موفقیت در استقرار نرم افزار ERP

عوامل کلیدی موفقیت به عواملی گفته می‌شوند که یک شرکت باید انجام دهد تا به نتایج دلخواه خود برسد. گفته شده است که هشت عامل موفقیت در استقرار یک نرم فزار ERP عبارتند از :برنامه‌ریزی راهبردی، تعهد مدیریت، مدیریت پروژه، مهارتهای IT، مهارتهای فرایند کسب و کار، آموزش، یادگیری و آمادگی برای تغییر. در این راستا تحقیق صورت گرفته در عربستان نشان داد که عامل اصلی در موفقیت پروژه های نرم‌افزاری تعهد مدیریت ارشد است. در واقع 60 درصد موفقیت در استقرار نرم افزار ERP به تعهد مدیریت ارشد بستگی دارد. در جایگاه بعدی اهداف راهبردی تعیین شده جهت خرید نرم افزار قراردارد که این میزان در عربستان سعودی در حدود 18 درصد است. و جالب‌ترین بخش این گزارش این بود که نشان داد انتخاب نرم افزار کمترین سهم را در موفقیت نرم افزار ERP بر عهده دارد. به معنای دقیق تر تا تعهد مدیریت ارشد وجود نداشته باشد و تا زمانی که اهداف راهبری مورد نظر از تعویض نرم افزار مشخص نشده باشد مهم نیست که نرم افزار ERP از کدام شرکت بزرگ یا کوچک موجود در این حوزه خریداری می شود.

در صورتیکه مایل به خرید یا مشاوره خرید نرم افزار ERP هستید از شما دعوت می کنیم فرم درخواست دمو را تکمیل کنید یا با ما تماس بگیرید. همکاران ما در کوتاه ترین زمان پاسخگوی سئوالات شما خواهند بود.