پخش سرد و گرم در پخش مویرگی

مجموعه استانداردهای ایزو 9000  که مجموعه ای از استانداردهای ارائه شده برای بهبود فرایندهای سازمانی است، فرایند را به عنوان مجموعه ای از فعالیتهای به هم وابسته که یک خروجی با ارزش برای مشتری تولید می کند تعریف کرده است. از اینرو بر اساس تعریف ارائه شده از فرایند، می‌توان گفت که نقش و وظیفه یک شرکت پخش مویرگی نیز اجرای کارآمد و موثر یک فرایند در قالب مجموعه‌ای از فعالیتهای ویزیت، توزیع و حمل، انباری داری، خرید و تدارکات، خزانه داری، حسابداری، مدیریت فروش و مدیریت منابع انسانی است که هدف نهایی این فرایند از یک سو برآورده کردن انتظارات و خواسته های مشتری و از سوی دیگر ایجاد و تولید سود برای سرمایه گذارانی است که یک شرکت پخش مویرگی را تاسیس نموده اند.

با این حال انتخاب فرایند پخش یک انتخاب ساده و منحصر بفرد نیست. بلکه  طراحی فرایند پخش در یک شرکت فعال در صنعت پخش مویرگی تحت تاثیر عوامل متعددی قرار دارد. در واقع به واسطه وجود عناصر و عواملی همچون تاریخ انقضاء محصول، نیروی انسانی در دسترس، گستره فعالیت شرکت، تنوع و سبدکالاهای عرضه شده، محدوده جغرافیایی و در نهایت سرمایه و دارایی شرکت، ترکیب مختلفی از فعالیت های ویزیتوری، انبارداری و توزیع امکان پذیر است که به این ترکیبات فرایند پخش گفته می شود. در این راستا باید گفت گه به طور کلی سه فرایند یا روش اصلی برای سفارش گیری و توزیع در یک شرکت پخش مویرگی متصور است که از آنها تحت عنوان پخش سرد، پخش گرم و سفارش گیری آنلاین بر اساس نقطه سفارش یاد می شود. از اینرو در این مقاله تلاش می کنیم هر یک از این سه فرایند را به صورت مختصر معرفی و تشریح کنیم.

پخش سرد یا Cold Chain Distribution  

پخش سرد اولین و متداولترین شیوه ویزیت و توزیع در میان شرکت های فعال در صنعت پخش مویرگی است. البته موفقیت روش پخش سرد به میزان بسیار زیادی به فعالیت ویزیتورها و موزعین وابسته است. در واقع در مدل پخش سرد و در اولین گام، یک فروشنده تحت عنوان ویزیتور جهت سفارش گیری به فروشگاه هدف ( مشتری) مراجعه می‌کند. گفتنی است که در این مرحله، سفارش گیری به یک از دوشکل سنتی(کاغذی-کاتالوگی) یا مدرن (استفاده از ابزار موبایل یا تبلت) امکان پذیر است. در روش سنتی، ویزیتور با کاغذ و قلم و کاتالوگ چاپی به فروشگاه مراجعه و پس از نمایش کاتالوگهای همراه خود سفارش دریافتی از مشتری را بر روی کاغذ یاداشت می‌کند. لکن در شیوه مدرن، ویزیتور از ابزارهای متعدد نظیر تبلت یا گوشی برای معرفی محصولات و دریافت و ثبت سفارش استفاده می کند.

در این راستا نرم افزار سفارش گیری فروشنده ها بر روی تبلت  که توسط پرشین ویژن ارائه شده است یک ابزار بسیار کارآمد برای معرفی محصولات متعدد و ثبت سفارشات مشتریان است. در واقع در با استفاده از نرم افزار سفارش گیری پرشین ویژن می توان اطلاعات و تصاویر هزاران کالای مختلف را به مشتری نمایش داد و در همان لحظه نیز از میزان موجودی کالا در انبار مطلع شد. علاوه بر این همزمان از وضعیت مالی مشتری شامل میزان بدهیها، تعداد چک های مشتری، تعداد و مبلغ چک‌های برگشتی و اعتبار مشتری نیز مطلع شد. پس از ثبت سفارش مشتری، گام بعدی ارسال درخواست مشتری به شرکت پخش است که می تواند به صورت آنلاین یا آفلاین انجام شود.

در ادامه بسته به این که ساختار سازمانی یک شرکت پخش چگونه طراحی شده باشد ممکن است درخواست مشتری توسط سرپرست فروش یا پس از آن توسط مدیر فروش مورد بررسی قرار گرفته و در نهایت به سفارش فروش تبدیل شود. البته در این مرحله متناسب با سیاست های شرکت ممکن است از میزان درخواست مشتری کاسته شده یا برعکس به طور کامل تصویب یا به طور کامل مردود شود. سیاست های شرکت می تواند سیاست های مختلف نظیر سیاست های مالی- اعتباری یا سیاست های سهمیه بندی باشند. برای مثال یک شرکت در شرایط خاصی می تواند در تعداد کالای ارائه شده به مشتریان محدودیت های تعدادی ایجاد کند.

بعد از بررسی و تصویب سرپرست (مدیر فروش) مرحله توزیع آغاز می شود. در این مرحله مأموران توزیع یا موزعین، بر اساس مسیرهای از پیش تعیین شده، سفارشات مجموعه ای از فروشگاه ها یا  مشتریان را در قالب برنامه حمل از انبار تحویل می گیرند. و پس از بارگیری به همراه رانندگان وسایل نقلیه که عموماً در قالب کمک موزع فعالیت می کنند انبار شرکت را جهت تحویل کالا به مشتری ترک می کنند. معمولاً در هنگام خروج موزعین از انبار برگه هایی تحت عنوان برگه خروجی به آنها تحویل می شود که شامل نام مشتری، میزان مبلغ سفارش و ستون های مربوط به وجه نقد، چک و حواله بانکی است.

موزعین پس از مراجعه به محل مشتری، کالای درخواست شده مشتری را تحویل نموده و پس از صدور فاکتور فروش در ازای تحویل کالا، وجه نقد، چک یا حواله بانکی را از مشتری دریافت می کنند. و تمامی این موارد را بر روی برگه خروجی پیش گفته ثبت می کنند. پس از پایان مرحله توزیع، موزعین به شرکت مراجعه کرده و برگه خروجی را جهت تسویه حساب ( خود و مشتری) به واحد خزانه داری تحویل می نمانید. از سوی دیگر موزعین می بایست بر اساس حواله انبارصادر شده مجموع کالای برگشت شده از پخش را با مسئول انبار تهاتر نمایند. که بر این اساس مشخص می شود که چه تعداد از کالاهای خارج شده از انبار به مشتری تحویل شده، چه تعداد تحت عنوان مرجوعی به انبار شرکت مرجوع شده و چه تعداد نیز به عنوان ضایعات به انبار ضایعات تحویل شده است. علاوه براین در صورت عدم حضور مشتری یا عدم تمایل به دریافت سفارش، ثبت علت عدم تحویل کالا به مشتری از دیگر وظایف موزعین است که می بایست در نرم افزار یا برگه خروجی ثبت شود.

به منظور سهولت انجام کار فرایند پخش سرد شرکت پرشین ویژن چندین نرم افزار مختلف را ارائه کرده که هر یک برای بخش خاصی از فرایند پخش مناسب است. نرم افزار اول، نرم افزار کاربردی سرپرست فروش است که سرپرستان فروش را از حضور در محل شرکت و کنترل فرایندهای تایید و تصویب فروش انجام شده توسط ویزیتورها بی نیاز می‌کند. نرم افزار بعدی نرم افزار کاربردی موزعین آنلاین است که به موزعین کمک می کند صدور فاکتور فروش، ثبت برگشت از فروش و به طور کلی تسویه مشتریان را با سرعت و دقت بالایی انجام دهند.

از دیگر نرم افزار های مورد استفاده در پخش سرد می توان به نرم افزار کاربردی اطلاعات جغرافیایی GIS اشاره کرد که توسط شرکت پرشین ویژن ارائه شده است. این نرم افزار امکان برنامه ریزی و مسیربندی ویزیتورها و موزعین را به راحتی فراهم می کند. علاوه بر این، می‌توان عملکرد ویزیتورها در مسیر ویزیت را به راحتی کنترل کرده و گزارشات متعددی در خصوص میزان فروش فروشنده ها براساس مسیر و مشتریان از آن دریافت کرد.

پخش گرم در شرکت پخش مویرگی چیست

در پخش گرم، ویزیتور و مأمور توزیع یک نفر هستند. به این صورت که ویزیتور محصولات را تحت عنوان انبارک در وسیله نقلیه قرار می‌دهد سپس با مراجعه به فروشگاه‌ها با ابزار خود (به شکل سنتی یا مدرن) شروع به ویزیت و سفارش گیری از مشتری می‌کند. پس از ثبت سفارش، کالای خریداری شده توسط فروشگاه را در همان لحظه به مشتری تحویل می‌دهد. البته در صورتی که ویزیتور از ابزارهای مدرنی همچون نرم افزار سفارش گیری فروشنده که توسط شرکت پرشین ویژن ارائه می شود استفاده نماید می تواند علاوه بر نمایش کالا و تصاویر به مشتری، همزمان موجودی همراه خود (انبارک خود) را نیز کنترل نموده و در صورت به همراه داشتن چاپگر، فاکتور مشتری را در همان لحظه چاپ کرده و تحویل مشتری دهد. گفتنی است که شیوه پخش گرم برای کالایی که دارای تاریخ مصرف کوتاه هستند و یا میزان گردش آنها بسیار بالا است مناسب است. در این راستا می توان از نان فانتزی و پیراشکی و یا حتی سیگار به عنوان بهترین مثال برای عرضه در وضعیت پخش گرم استفاده کرد.

سفارش گیری آنلاین  بر اساس نقطه سفارش

اگرچه  شغل ویزیتوری یکی از مهمترین نقش ها و مشاغل مورد استفاده در شرکت های پخش مویرگی است اما اخیراً و با ظهور نرم افزارهای مختلف از سهم و حضوراین افراد در شرکت های پخش مویرگی و زنجیره تامین کاسته شده است. برای مثال نرم افزار سفارش گیری آنلاین  بر اساس نقطه سفارش  که توسط شرکت پرشین ویژن ارائه شده است این امکان را فراهم آورده است که خود مشتری و تنها با استفاده از یک تلفن همراه سفارش خود را ثبت و پیگیری کنند. از اینرو این نرم افزار با حذف ویزیتور، موجب شده است که خود مشتری راساً نسبت به ثبت سفارش و ارسال آن به تامین کننده اقدام کند. به این ترتیب از بخش مهمی از فرایند ویزیت و توزیع در شرکت های پخش مویرگی کاسته شود. از اینرو از هزینه های جاری شرکت های پخش نیز کاسته شده و به این ترتیب علاوه بر بالا رفتن حاشیه سود شرکت های پخش،  قیمت تمام شده محصول برای فروشنده و به تبع آن مشتری نیز کاهش می یابد.

دراین راستا و در صورت نیاز به تهیه انواع نرم افزار پخش مویرگی یا در صورت تمایل به دریافت مشاوره در خصوص فرایندهای پخش مویرگی می توانید با ما تماس بگیرید یا فرم درخواست مشاوره و دمو را تکمیل کنید همکاران ما در کوتاه ترین زمان ممکن با شما تماس خواهند گرفت.